DOE na construção civil: conteúdo, responsável e prazos de entrega

O DOE, dossiê das obras executadas (dossier des ouvrages exécutés), é o dossiê que descreve o que foi realmente construído num estaleiro. Cada empresa entrega-o para o seu lote no fim dos trabalhos. O dono da obra, ou seja, a pessoa para quem a obra é construída, utiliza-o para operar, manter e fazer evoluir o edifício.

O DOE de obra não tem uma forma única, pois define-se pelas peças do contrato. O CCTP (caderno de cláusulas técnicas particulares) precisa os documentos técnicos a fornecer. O CCAP (caderno de cláusulas administrativas particulares) fixa as regras administrativas, incluindo a entrega dos documentos. Num contrato público, o CCAP pode remeter para o CCAG Travaux, o caderno de cláusulas administrativas gerais aplicável aos contratos públicos de obras. Num contrato privado, o contrato pode referir a norma de referência para os contratos privados de edifícios. Esta norma só se aplica se o contrato a mencionar, devendo então verificar-se que versão é visada. A primeira leitura incide, portanto, sempre sobre as suas próprias peças contratuais.

O dossiê serve de documento de referência porque o projeto evolui durante os trabalhos. Uma rede muda de traçado, um equipamento é substituído por um modelo equivalente, uma divisória desloca-se. O DOE regista o estado final, e não o estado projetado.

Para que serve concretamente o DOE?

• Localizar uma obra: saber por onde passa uma conduta, um cabo ou uma evacuação antes de furar ou demolir.
• Substituir uma peça: encontrar a referência exata de um equipamento sem o desmontar para ler a placa.
• Manter: aplicar as instruções e as frequências de manutenção previstas pelo fabricante.
• Acionar uma garantia: dispor das garantias dos fabricantes e dos atestados que documentam o que foi instalado.
• Transformar o edifício: partir de plantas atualizadas para um reaproveitamento ou uma ampliação.

Tomemos um caso comum. Um canalizador desloca uma coluna de evacuação para contornar uma viga, sem que as plantas originais sejam corrigidas. Se o DOE não retomar este traçado, a empresa que intervier mais tarde na laje corre o risco de furar a rede.

O DOE, o que é na prática para um dirigente?

É uma entrega por direito próprio, tal como a fatura final. Prepara-se durante a obra e controla-se antes da receção. Consoante as cláusulas do contrato, pode condicionar a receção ou o pagamento do saldo. Tratá-lo como uma formalidade de última hora expõe o dirigente a um pagamento atrasado e a uma relação degradada com o dono da encomenda, desde que o contrato associe estes elementos.

A reter O DOE descreve a obra tal como foi executada, não como estava prevista. Serve ao dono da obra para operar, manter e fazer evoluir o edifício. O seu conteúdo exato e as modalidades de entrega leem-se nas peças do contrato (CCTP, CCAP, contrato) e nos textos para que remetem. Prepara-se durante a obra, não nos últimos dias.

Um DOE de edifício reúne as peças que permitem conhecer, utilizar e manter as obras realizadas. A lista abaixo é uma base comum, não uma obrigação uniforme: cada contrato fixa as suas exigências, lote a lote. A empresa confirma-a no CCTP, no CCAP ou no contrato antes de constituir o seu dossiê.

• Plantas de levantamento final (récolement): peças gráficas que representam as obras tal como foram executadas, com as suas modificações relativamente às plantas originais.
• Fichas técnicas dos materiais e dos equipamentos efetivamente instalados, com as suas referências.
• Instruções de manutenção e conservação dos equipamentos, para que o operador saiba utilizá-los e mantê-los.
• Atestados e certificados de conformidade emitidos para os produtos, as instalações ou as obras, quando o contrato os exige.
• Autos de ensaios e de controlos realizados durante ou no fim dos trabalhos.
• Garantias dos fabricantes sobre os equipamentos e materiais em causa.

O conteúdo do DOE muda de um lote para outro?

Sim, fortemente. O DOE de um lote depende das obras instaladas e do que o contrato exige para esse lote. A tabela abaixo dá tendências comuns, a confirmar nas peças de cada contrato.

Que exigências de forma respeitar para entregar o DOE?

O contrato pode regular a apresentação: papel, ficheiros digitais ou ambos, número de exemplares, formato das plantas, organização em pastas por lote. Mesmo quando nada é imposto, um dossiê legível entrega-se mais depressa. Cada documento indica o nome da obra, do lote e da empresa, e as fichas seguem a ordem da lista das peças exigidas.

Não confiar numa lista-tipo Uma lista encontrada online não substitui o CCTP, o CCAP ou o contrato. Relia essas peças lote a lote logo na assinatura e anote cada documento exigido, o seu formato e o seu destinatário.

Num contrato privado, o contrato assinado e os seus anexos desempenham o papel do CCTP e do CCAP. Quando uma exigência permanece vaga, a empresa pede um esclarecimento escrito ao responsável pela direção da obra (maître d'œuvre) antes do fim dos trabalhos. Exemplo: o CCTP exige um auto de ensaio de uma rede, mas o ensaio realiza-se depois da saída da equipa. Se ninguém for encarregado de recolher o documento, a peça falta na entrega. Uma linha na lista de peças, com um nome e um prazo, evita este esquecimento.

Cada empresa constitui a parte do DOE que corresponde ao seu lote. Reúne as plantas de levantamento final, as fichas, as instruções, os atestados e os autos relativos às suas próprias obras. É a mais bem colocada para os produzir, pois sabe o que instalou e com que referências.

O circuito de entrega do DOE depende da organização do contrato. Quando intervém um subempreiteiro, este entrega a sua parte à empresa principal, que a integra no seu próprio dossiê. A empresa principal transmite depois o conjunto ao responsável pela direção da obra (maître d'œuvre), encarregado da conceção e do acompanhamento dos trabalhos, ou diretamente ao dono da obra, consoante o contrato. O maître d'œuvre controla frequentemente a completude do dossiê antes de o transmitir, mas esta missão lê-se no seu contrato e nas peças do contrato.

1. O subempreiteiro ou o fornecedor entrega as suas peças à empresa titular do lote.
2. A empresa titular controla e reúne o dossiê do seu lote.
3. Transmite-o ao maître d'œuvre ou ao dono da obra, consoante o contrato.
4. O destinatário verifica a completude e assinala as faltas.
5. A empresa corrige e completa, e depois faz confirmar a entrega por escrito.

Quem é responsável pelo DOE numa empresa de poucos trabalhadores?

Numa pequena empresa de construção, o DOE muitas vezes não tem um serviço dedicado. O dirigente continua responsável pela entrega perante o dono da encomenda, mas designa uma pessoa que acompanha o dossiê obra a obra: diretor de obra, encarregado, assistente administrativo, ou o próprio dirigente quando conduz as suas obras. Duas regras evitam os esquecimentos. O nome do responsável consta por escrito no dossiê da obra, com a lista das peças a fornecer. E as equipas de instalação transmitem no mesmo dia um auto, uma ficha ou uma foto, em vez de os guardar numa viatura ou num telemóvel.

Como entrega um subempreiteiro o seu DOE?

A subempreitada é, segundo o BOFiP, a operação pela qual um empreiteiro confia, por um subcontrato e sob a sua responsabilidade, a outra pessoa chamada subempreiteiro, a execução de todo ou parte do contrato de empreitada. O subempreiteiro apoia-se, portanto, primeiro no seu contrato de subempreitada, que deveria precisar o conteúdo esperado, o formato de entrega, a data limite e o interlocutor na empresa principal. Se o contrato for omisso, retoma as exigências do contrato principal e confirma-as por escrito. A empresa principal continua a ser a interlocutora do dono da encomenda: fixa prazos internos bem antes da data esperada pelo maître d'œuvre.

O que controla o maître d'œuvre na receção do dossiê?

Os controlos incidem habitualmente sobre a presença das peças listadas no contrato, a legibilidade dos documentos e a coerência entre as plantas de levantamento final e a obra. Uma planta que não corresponda à obra visível volta à empresa para correção. Mais vale reler o dossiê no local antes do envio, com o diretor de obra.

O DOE, o DIUO e as plantas de levantamento final (récolement) são três noções distintas que muitas vezes se confundem. O DOE é o dossiê da obra tal como foi executada, elaborado pelas empresas. O DIUO, dossiê de intervenção ulterior sobre a obra, visa a segurança de quem intervirá mais tarde no edifício. As plantas de levantamento final são peças gráficas que fazem parte do DOE.

Os três documentos não são intermutáveis. Um conjunto de plantas de levantamento final, mesmo cuidado, não constitui um DOE completo: faltam as fichas técnicas, as instruções e os atestados. Um DOE completo também não substitui o DIUO, que responde a outro objetivo, a prevenção dos riscos nas intervenções futuras.

O DIUO existe em todas as obras?

Não. O código do trabalho francês organiza a coordenação em matéria de segurança e proteção da saúde (SPS) nas obras de edifícios que reúnem várias empresas, e o DIUO insere-se nesse quadro. Está, portanto, ligado à presença de um coordenador SPS. Numa obra sem coordenador, este dossiê não é elaborado a esse título. A empresa não o presume: verifica nas suas peças contratuais se um coordenador está designado e o que espera dela.

As informações de um documento podem alimentar o outro. As plantas de levantamento final e as instruções fornecidas pelas empresas ajudam a preencher o DIUO. Para saber o que deve fornecer a respeito de cada um, a empresa relê o seu contrato e interroga o maître d'œuvre ou o coordenador, em vez de supor que a entrega de um dossiê cobre o outro.

Um caso frequente: um coberturista instala uma linha de vida e pontos de ancoragem. As suas instruções e as suas plantas de posição constam do seu DOE, mas servem também a quem preenche o DIUO, pois os futuros intervenientes em cobertura precisam delas. A empresa fornece essas peças logo no fim do seu lote, sem esperar que lhas peçam uma segunda vez.

O momento de entrega do DOE depende do contrato. Consoante as peças contratuais, a empresa entrega-o antes da receção das obras, na receção ou depois. A receção é o ato pelo qual o dono da obra declara aceitar a obra, com ou sem reservas. Nenhuma regra única vale para todas as obras, e um prazo encontrado online não substitui a leitura do contrato.

Que relação entre o DOE, a receção, o saldo e a retenção de garantia?

O ponto sensível reside na relação entre a receção, as reservas e o pagamento. Num contrato público, o CCAP e o CCAG Travaux para o qual eventualmente remete regulam a receção e o saldo. Para este tipo de contrato, a rubrica contratos públicos e a página soluções para obras públicas dão referências complementares.

Num contrato privado, o contrato e, se a referir, a norma de referência regulam estas etapas. A retenção de garantia, quantia retida pelo dono da obra, segue aí um quadro legal: o contrato indica a retenção prevista e as suas condições de libertação, detalhadas no artigo dedicado à retenção de garantia. O DOE só tem efeito sobre estas etapas se o contrato o organizar assim. Se fizer dele uma condição da receção ou do saldo, um dossiê em falta pode bloqueá-los. Se prever uma entrega após a receção, o atraso pesa antes sobre as reservas ou sobre eventuais penalidades.

Onde ler o prazo de entrega do DOE nas peças do contrato?

Que fazer se o prazo de entrega do DOE permanecer vago?

1. Assinale as passagens do CCAP, do contrato e do CCTP que falam do DOE, da receção e do saldo.
2. Liste as eventuais contradições entre essas peças.
3. Escreva ao maître d'œuvre para pedir o prazo e as condições de entrega.
4. Faça inscrever a resposta numa ata de obra ou numa carta datada.
5. Fixe internamente uma data de dossiê completo anterior à que lhe foi confirmada.

Antecipar em vez de descobrir o prazo na receção Assinale a regra de entrega do DOE logo na assinatura do contrato. Fixe uma data interna de dossiê completo, anterior à data esperada pelo dono da encomenda. Avise os seus subempreiteiros dessa data logo na assinatura do contrato deles.

Um DOE entregue com atraso ou incompleto expõe a empresa a várias consequências possíveis. A sua dimensão depende das cláusulas do contrato: o mesmo atraso pode ficar sem seguimento ou bloquear o encerramento da obra. A tabela abaixo associa cada risco à condição que o torna real.

Certos contratos ligam expressamente o pagamento do saldo à entrega do DOE, outros tratam o assunto de forma mais flexível. A resposta à questão do saldo encontra-se, portanto, nas cláusulas assinadas, e não numa regra geral aplicada sem as ler.

O que é a retenção de garantia e como pode um DOE em falta atrasá-la?

A retenção de garantia é uma quantia deduzida dos pagamentos e conservada pelo dono da obra para garantir o levantamento das reservas, durante um período ligado à receção. Num contrato privado, a sua taxa é regulada por lei, e a sua libertação lê-se no contrato.

Imaginemos um lote que termina os trabalhos e emite a sua última fatura. O maître d'œuvre constata que faltam os autos de ensaios e inscreve-os entre as reservas. Se o contrato condicionar o levantamento das reservas à entrega dessas peças, a retenção de garantia mantém-se enquanto não forem fornecidas. Para compreender este mecanismo, consulte o artigo sobre a retenção de garantia em obras. Para o acompanhamento dos pagamentos durante a obra, veja também o auto de medição de trabalhos.

Relêr as cláusulas logo na assinatura Assinale no contrato ou no CCAP as cláusulas sobre o DOE, as penalidades, o saldo e a retenção de garantia. Anote as condições de levantamento das reservas. Em caso de dúvida sobre uma cláusula, peça o parecer de um consultor jurídico antes de se comprometer.

A melhor proteção continua a ser a prevenção. Uma empresa que conhece as suas obrigações desde o início e acompanha o avanço do seu dossiê limita o risco de bloqueio no momento em que espera o pagamento.

Constituir o DOE ao longo da obra exige um método simples, aplicado logo na assinatura do contrato. A empresa lista as peças exigidas, nomeia um responsável, recolhe os documentos à medida das fases, arquiva-os por lote e relê o conjunto antes da receção.

1. Listar as peças exigidas: relia o CCTP, o CCAP ou o contrato, e depois elabore a lista dos documentos esperados por lote, com formato e destinatário.
2. Nomear um responsável: diretor de obra, encarregado ou assistente administrativo acompanha o dossiê e insiste junto dos subempreiteiros. Numa estrutura muito pequena, o dirigente pode assumir esse papel, desde que o escreva.
3. Recolher ao longo das fases: fichas técnicas no aprovisionamento, atestados no fim de fase, autos no dia dos ensaios, fotos antes do fecho das obras.
4. Arquivar por lote com uma arrumação idêntica de uma obra para outra.
5. Reler antes da receção: compare o dossiê com a lista inicial e corrija as faltas.

Que exemplo de calendário de recolha para um lote de canalização?

Caso prático fictício: uma empresa de canalização intervém num edifício de habitação. Os prazos abaixo são referências relativas a adaptar às peças do contrato.

Que ferramentas ajudam a acompanhar a recolha do DOE?

Uma ferramenta de acompanhamento de obra facilita esta recolha ao centralizar no terreno os documentos e fotos de cada lote. Para ajustar os prazos de recolha ao avanço dos trabalhos, o planeamento de obra em Excel pode servir de base. Para um contrato público, as exigências constam das peças do contrato: encontre referências no guia para responder aos contratos públicos da construção. O diretor de obra controla o avanço do dossiê em cada ponto de obra, e o dirigente verifica a completude antes da data de entrega.