Fatura quitada: definição, menção a apor e modelos

Uma fatura quitada é uma fatura na qual a empresa que executou as obras atesta, através de uma menção datada, ter recebido o pagamento. A expressão decorre do uso: nenhum texto a define. É o credor, isto é, a empresa que aguarda o pagamento, quem a emite, em geral com a sua assinatura ou carimbo.

O credor é a pessoa a quem é devida uma quantia: o artesão ou a empresa de construção que emitiu a fatura da obra. O devedor é o cliente que deve pagar. A atestação vem do credor, pois só ele sabe se os fundos chegaram à sua conta ou à sua caixa. A empresa retoma a fatura original e acrescenta-lhe uma menção do tipo «Quitada em [data]», de preferência junto ao total. Os serviços, os montantes e a numeração não mudam.

Uma fatura quitada tem uma definição legal?

Não. A expressão «fatura quitada» não tem definição legal própria, e a lei não impõe nenhuma fórmula particular. É uma prática comercial. O que conta não é a palavra empregue, mas aquilo que o documento estabelece: quem recebeu que quantia, de quem, em que data e para que fatura.

Que valor de prova tem uma fatura quitada?

Uma fatura quitada é um escrito pelo qual a empresa reconhece ter sido paga. Em caso de litígio sobre um pagamento, é em princípio o cliente que afirma ter pago quem deve prová-lo, e pode apresentar este documento entre outras peças: extrato bancário, cópia de cheque, recibo. O tribunal aprecia o conjunto dos elementos que lhe são submetidos; nenhum valor automático se atribui à menção. A assinatura ou o carimbo não é exigido para que a menção exista, mas identifica o seu autor e reforça a peça.

Quem decide quitar na empresa?

O dirigente ou a pessoa encarregada da parte administrativa apõe a menção depois de verificar o recebimento no extrato bancário. Uma ferramenta de gestão da faturação que acompanha o estado de cada pagamento mostra quais as faturas que continuam pendentes. Se várias pessoas emitem faturas, fixe uma regra escrita: nenhuma menção sem verificação do extrato, e uma única pessoa habilitada a assinar. Um ladrilhador que fatura três obras por mês pode assim contentar-se com uma verificação semanal da conta.

A reter «Fatura quitada» é um uso: sem definição legal própria, a menção não é imposta por nenhuma regra geral. A empresa credora emite-a: reconhece por escrito, com uma data, ter recebido o pagamento. O cliente pode apresentar este documento como elemento de prova: só se quita, portanto, após recebimento verificado. A menção acrescenta-se à fatura original, sem modificar os seus montantes nem a sua numeração.

Uma fatura passa por vários estados. É primeiro emitida: a empresa envia-a ao cliente para pedir o pagamento. Torna-se paga quando os fundos são recebidos. É quitada quando a empresa reconhece esse pagamento por escrito no documento. Uma fatura pode, portanto, ser paga sem nunca ser quitada, se ninguém apuser a menção.

Qual a diferença entre fatura quitada, recibo e atestado de pagamento?

O vocabulário sobrepõe-se. Segundo o Service-Public Entreprendre, a fatura também pode ser chamada «quitação (emitida após o pagamento)». Um recibo, ou quitação, é portanto um escrito pelo qual o credor reconhece ter recebido uma quantia, quer num documento separado, quer sob a forma de uma fatura emitida após o pagamento. A fatura quitada é a fatura original que leva a menção de quitação. Nenhuma regra geral traça uma fronteira nítida entre estes documentos: a distinção assenta no uso, e é o conteúdo do documento que conta.

Um atestado de pagamento é uma carta da empresa que confirma ter recebido uma quantia. Não é uma cópia da fatura: refere-a. Para um terceiro, o que conta é o conteúdo: quem recebeu, de quem, que quantia, que data, que fatura. Um atestado que esqueça a referência da fatura obriga o destinatário a cruzar ele próprio as peças, e arrisca-se a ser recusado.

O que responder quando um cliente pede um «comprovativo de pagamento»?

Um cliente cuja casa de banho acabou de ser renovada pede ao seu canalizador um «comprovativo de pagamento». O termo é vago: pode designar uma fatura quitada, um recibo ou um atestado. Em vez de adivinhar, a empresa pergunta o que o destinatário espera, e evita produzir um documento recusado e depois ter de refazer um segundo. Três perguntas bastam:

• Que documento exato é pedido: fatura quitada, recibo ou atestado?
• É necessária uma fatura precisa ou o conjunto das faturas da obra?
• O documento deve ter uma data, uma forma de pagamento ou um montante particular?

Anote a resposta do cliente no processo da obra. Se o pedido mudar depois, saberá que documento entregou, em que data e com que base.

Uma fatura quitada serve para provar que uma despesa de obras foi efetivamente paga, e não apenas encomendada ou faturada. Mostra que obras foram executadas, por que empresa, e que o seu preço foi pago numa data determinada.

Uma fatura quitada é obrigatória?

Não, não existe obrigação geral de quitar uma fatura, e a quitação não figura entre as menções obrigatórias. O Service-Public Entreprendre precisa que uma fatura deve incluir as suas menções legais, seja o cliente um particular, um profissional ou uma entidade pública, e que a fatura dirigida a um particular deve mencionar a existência e a duração da garantia legal de conformidade, de pelo menos 2 anos. Estas menções dizem respeito à fatura original, quer a quite quer não. A exigência de uma quitação pode, em contrapartida, vir do destinatário.

O que prova uma fatura quitada, e perante quem?

Perante o cliente e o tribunal, o alcance é claro: a quitação é um reconhecimento escrito de pagamento, que o juiz aprecia com as outras peças. Perante a administração, o banco e a seguradora, não está confirmada: cada um fixa as suas próprias exigências, e nenhuma regra geral diz que a quitação basta ou que é exigida.

Onde verificar as exigências dos dispositivos de apoio e de empréstimo?

O ministério da Transição Ecológica apresenta os apoios à renovação energética, o dispositivo Coup de pouce Chauffage e o dispositivo dos certificados de economia de energia. A página Coup de pouce Chauffage detalha as menções de fatura exigidas; não fala da quitação. Para o eco-empréstimo, consulte a página eco-PTZ do Service-Public e a do ministério.

O que arrisca a empresa que se atrasa ou recusa?

Nenhum texto prevê uma sanção própria para a empresa que se atrasa a quitar. O risco é indireto: o cliente pode perder tempo num processo de apoio, de empréstimo ou de seguro, e a relação comercial ressente-se. Enquanto o pagamento não for recebido, não quite, e explique-o ao cliente. Prepare um modelo de menção e peça-lhe a lista das peças aceites pelo seu destinatário.

Nenhuma menção de quitação é imposta por um texto, mas certos elementos tornam o documento utilizável. Quanto mais completa a menção, menos se presta a discussão. Deve permanecer legível, de preferência junto ao total, sem ocultar as informações de origem, e não substitui nenhuma menção obrigatória da fatura.

• A fórmula: «Quitada» ou «Para quitação».
• A data de pagamento: a data em que a empresa efetivamente recebeu os fundos.
• A forma de pagamento: transferência, cheque, numerário, cartão bancário.
• O montante pago, útil quando o pagamento não cobre toda a fatura.
• A identidade do credor: nome da empresa, nome e qualidade do signatário.
• A assinatura ou o carimbo da empresa, que identificam o autor da atestação.

Em que momento apor a menção?

Apõe a menção no recebimento efetivo, isto é, quando o dinheiro é realmente recebido. Um compromisso de pagar, uma transferência anunciada ou um cheque entregue não bastam.

Uma empresa de alvenaria termina a extensão de uma casa e emite a sua fatura de saldo. O cliente anuncia uma transferência e reclama a quitação. O dirigente aguarda que o crédito apareça na conta, dois dias depois, e só então acrescenta a menção com a data de receção, a forma de pagamento e o montante. Quitar com base no simples anúncio teria exposto a empresa a reconhecer por escrito um pagamento que não recebeu, caso a transferência tivesse sido anulada.

O que acontece à quitação com a faturação eletrónica?

Segundo o impots.gouv.fr, uma fatura «em papel» digitalizada, um PDF comum ou um documento enviado por e-mail deixará de estar em conformidade com a regulamentação da faturação eletrónica. A administração cita como menções a incluir num campo dedicado o número SIREN do fornecedor e do cliente ou a data de emissão. Para saber como fazer figurar uma quitação neste quadro, interrogue o editor do seu software e leia o guia da faturação eletrónica na construção.

Quando um pagamento se atrasa, relance o cliente antes de quitar. O guia para antecipar os incumprimentos na construção detalha os reflexos de acompanhamento e de cobrança. Uma vez apostas a menção, guarde uma cópia do documento com a fatura original e o comprovativo de recebimento.

Uma obra raramente gera uma fatura única paga de uma só vez. Os pagamentos são escalonados, e a menção de quitação segue esse escalonamento: só se quita a parte efetivamente paga, com a data e o montante correspondentes.

Como quitar uma fatura de situação?

Uma fatura de situação é uma fatura intermédia que pede o pagamento do avanço das obras numa data determinada. O artigo sobre a situação de trabalhos detalha o seu funcionamento. Cada situação paga-se separadamente: quite cada uma no seu pagamento, sem menção global na última fatura, pois cada pagamento tem a sua própria data. Uma tabela de acompanhamento (data de emissão, data de recebimento, estado da quitação) evita esquecer uma menção ou apô-la cedo demais.

Como quitar um saldo parcial e uma retenção de garantia?

Quando o cliente paga apenas uma parte da fatura, indique o montante realmente recebido e precise que um saldo continua em dívida, por exemplo «Quitada no valor de [montante recebido], saldo de [montante restante] em dívida». A retenção de garantia é uma quantia que o cliente retém temporariamente sobre o preço das obras, para cobrir eventuais reservas na receção. Enquanto não for libertada, não está quitada: estabelece uma nova quitação quando for libertada e efetivamente paga.

Como quitar uma fatura de adiantamento?

Um adiantamento é uma quantia entregue antecipadamente sobre o preço das obras. Apõe a menção na fatura de adiantamento à receção do adiantamento, com a sua data e forma de pagamento. As condições do adiantamento e o seu tratamento na fatura final estão detalhados no artigo dedicado.

Que procedimento seguir para cada quitação?

1. Identifique no extrato bancário o crédito correspondente à fatura.
2. Compare o seu montante com o da fatura ou da situação.
3. Apõe a menção com a data real, a forma de pagamento e o montante.
4. Arquive a quitação com a fatura original e o comprovativo de recebimento.

Dois modelos bastam na maioria dos casos. Copie o texto, substitua os campos entre parênteses retos, como [montante pago], pelos seus próprios valores, e coloque a menção na fatura, junto ao total. O fundo permanece idêntico; só muda a identificação do cliente.

Que modelo para um cliente particular?

Fatura quitada em [data de pagamento] por [forma de pagamento], no montante de [montante pago]. Feito em [cidade], em [data de emissão da quitação]. [Nome e qualidade do signatário]. [Assinatura e carimbo da empresa]

Que modelo para um cliente profissional?

Para quitação: fatura n.º [número da fatura] paga por [nome da empresa cliente] em [data de pagamento] por [forma de pagamento], no montante de [montante pago]. Feito em [cidade], em [data de emissão da quitação]. [Nome e qualidade do signatário], por [nome da empresa credora]. [Assinatura e carimbo da empresa]

O que verificar antes de enviar o documento?

• O número da fatura e o nome do cliente correspondem à fatura original.
• A data de pagamento é a da receção dos fundos, verificada na conta.
• O montante pago é coerente com o extrato, sobretudo em caso de pagamento parcial.
• O nome e a qualidade do signatário estão indicados de forma legível.

O que muda com a subcontratação?

Se trabalha em subcontratação para uma empresa principal, o seu cliente é um cliente profissional e aplica-se o segundo modelo. As cláusulas do seu contrato de subcontratação enquadram as relações de pagamento. A menção de quitação acrescenta-se aos elementos da fatura sem os substituir.

Duas situações exigem prudência: o cliente reclama o documento muito tempo depois do pagamento, ou a empresa descobre que quitou uma fatura que não estava paga. Em ambos os casos, a menção deve refletir o que foi realmente recebido.

Como responder a um cliente que pede a quitação meses após o pagamento?

Antes de atestar o que quer que seja, verifique o recebimento na sua contabilidade e nos seus extratos bancários. Se não encontrar o pagamento, não assine nada e peça ao cliente uma prova do seu pagamento. Se o pagamento estiver confirmado, estabeleça o documento a partir da fatura original, indicando a data de pagamento real e a data em que estabelece a quitação, para evitar qualquer confusão entre as duas.

O que arrisca a empresa que quita uma fatura indevidamente?

Uma fatura quitada é um escrito da empresa que reconhece o pagamento, e o cliente pode apresentá-lo como elemento de prova. Se a menção for errada, a empresa terá de demonstrar que nada recebeu, por exemplo com os seus extratos bancários, e o tribunal apreciará o conjunto das peças. Quanto mais antigo o erro, mais difícil é corrigi-lo.

Se quitou por engano Informe o cliente por escrito, sem demora, de que a menção é errada, indicando a fatura em causa e o montante em dívida. Conserve essa troca, a fatura original e os seus extratos bancários. Se o cliente contestar, procure aconselhamento junto do seu contabilista certificado ou de um consultor jurídico antes de responder quanto ao fundo.

Que erros evitar?

• Quitar na entrega do cheque, antes do recebimento.
• Quitar com base numa transferência anunciada mas não confirmada.
• Apor uma quitação global sobre um pagamento parcial.
• Quitar a retenção de garantia antes de ela ser paga.
• Deixar a menção sem data, ou sem assinatura nem carimbo.
• Reescrever a fatura original em vez de lhe acrescentar uma menção.

Quanto tempo conservar estes documentos?

A página Tout savoir sur la facturation do Service-Public Entreprendre recorda que a faturação obedece a regras de menções obrigatórias, de prazo e de conservação. Nenhuma duração numérica é dada aqui: verifique a duração aplicável nessa página. Na prática, conserve em conjunto a fatura com a quitação, o extrato ou a remessa de cheque que prova o recebimento e as trocas com o cliente.