Retención de garantía en obras: aval, liberación y reclamaciones

La retención de garantía es una suma que el promotor o comitente, es decir, el cliente que encarga las obras, conserva de los pagos debidos a la empresa. Garantiza la corrección de los defectos señalados en la recepción, llamados reservas. En contratos privados, la ley francesa del 16 de julio de 1971 fija el límite, expresado como porcentaje del importe del contrato, y el contrato fija el porcentaje real.

El cliente no retiene nada por iniciativa propia. En contratos privados, la retención solo existe si una cláusula del contrato la prevé. El límite de la ley de 1971 es un máximo, no un porcentaje impuesto: el contrato puede prever un porcentaje inferior, o ninguna retención. El porcentaje exacto figura en el texto de la ley, consultable en Légifrance: anótelo antes de negociar o impugnar una retención, y compruebe que no ha sido modificado.

En contratos públicos, la retención depende del Código de la contratación pública francés y de los documentos del contrato, en particular el CCAG Travaux, el pliego de cláusulas administrativas generales aplicable a los contratos públicos de obras. En todos los casos, la base de cálculo (importe del contrato, con o sin adendas, sin impuestos o con impuestos incluidos) se lee en el contrato: reléala antes de firmar.

Retención de garantía, garantía de perfecto acabado, decenal y seguros: no confundir

Estos mecanismos tienen objetos distintos y se acumulan. La retención es una suma bloqueada, mientras que las garantías legales de construcción y los seguros comprometen la responsabilidad de la empresa a lo largo del tiempo.

Retención de garantía y garantías afines Mecanismo | Objeto | Duración o referencia | Quién soporta la carga Retención de garantía | Garantizar la subsanación de las reservas señaladas en la recepción | Suma conservada hasta su liberación, según la ley y el contrato | Tesorería de la empresa inmovilizada Garantía de perfecto acabado | Reparar los desperfectos señalados durante el año siguiente a la recepción | Un año a partir de la recepción | La empresa, mediante sus trabajos de reparación Garantía decenal | Reparar los daños que comprometen la solidez de la obra o la hacen impropia para su destino | Diez años a partir de la recepción | La empresa, cubierta por su seguro Seguros obligatorios | Responsabilidad decenal para la empresa, seguro de daños a la obra para el promotor | Plazos previstos en los contratos y pólizas | Cada parte para su propio seguro Fuente: Código Civil francés, garantías legales de construcción. Las condiciones exactas figuran en su contrato y en su póliza.

Una certificación de obra (situation de travaux) es el documento que factura el avance de la obra a intervalos regulares. La retención de garantía se traduce en ella en una línea de deducción: la empresa factura los trabajos realizados y después resta la retención para obtener el neto a pagar. Indique en cada certificación el porcentaje aplicado, la base utilizada y el importe retenido.

Lleve un acumulado de las retenciones. En cada certificación, compárelo con el importe total previsto en el contrato y después recójalo en la factura final junto con los anticipos ya abonados.

Qué hay que controlar en cada certificación

• El porcentaje y la base se corresponden con el contrato, adendas incluidas. • La retención figura en una línea distinta, con su importe del periodo y su acumulado. • Los anticipos y las certificaciones anteriores se recogen sin diferencias de arrastre. • El total retenido es idéntico en la última certificación y en la factura final.

Una retención no indicada, calculada sobre una base errónea o arrastrada con un error obliga a la empresa a reconstruir el historial para reclamar lo que se le debe. Un seguimiento de obra riguroso, certificación tras certificación, facilita este control. Antes de emitir la factura final, traslade la retención de cada certificación a la liquidación, línea por línea, y concilie el total. Para el tratamiento del IVA sobre las sumas retenidas, consulte con su asesor contable.

Una herramienta de gestión de la facturación permite calcular la retención en cada certificación y trasladarla automáticamente a la liquidación final, lo que limita las diferencias de importe.

Sí, cuando el marco legal y el contrato lo permiten. El aval bancario es el compromiso escrito de un banco de pagar al cliente si la empresa no subsana las reservas. Sustituye a la suma bloqueada: la empresa cobra entonces la totalidad, sin retención.

En contratos privados, la ley del 16 de julio de 1971 prevé esta sustitución mediante una fianza personal y solidaria, por la cual el banco se compromete a pagar si la empresa incumple. En contratos públicos, la forma de la garantía (fianza o garantía a primer requerimiento, en la que el banco paga a simple solicitud sin debate sobre el fondo) se lee en el Código de la contratación pública, el CCAG Travaux y los documentos del contrato. Las menciones obligatorias y el momento de la solicitud figuran en esos documentos: pídaselos al comprador antes de acudir al banco.

Retención de garantía o aval bancario Criterio | Retención de garantía | Aval bancario Tesorería de la empresa | Suma inmovilizada hasta la liberación | Pago íntegro, pero con un compromiso bancario que gestionar Trámite | Ninguno, previsto en el contrato | Solicitud al banco, emisión de un documento conforme Coste | Sin coste directo | Gastos bancarios, a negociar con la entidad Riesgo principal | Retraso o bloqueo en la liberación | Documento no conforme, que deja aplicar la retención Depende de | Cláusula del contrato | Ley de 1971 en contratos privados, documentos del contrato en contratos públicos Los costes del aval varían según el banco y el perfil de la empresa: solicite un presupuesto por escrito.

Cuándo y cómo hacer la solicitud

Anticípese desde la negociación del contrato: prevea la posibilidad de sustitución y la forma de garantía esperada. Ante el banco, prepare el contrato, el importe garantizado y la duración, y haga revisar el texto del aval antes de activarlo. El aval moviliza una parte de la capacidad de endeudamiento de la empresa ante su banco, lo que puede afectar a otras financiaciones.

La recepción es el acto por el cual el cliente declara aceptar las obras, con o sin reservas. El plazo de liberación de la retención se cuenta a partir de esa fecha. En contratos privados, se deriva de la ley del 16 de julio de 1971 y del contrato; en contratos públicos, sigue el CCAG Travaux y los documentos del contrato. Anote el plazo exacto en esos textos desde la recepción y apunte el vencimiento en la agenda.

En contratos privados, la ley de 1971 organiza también la consignación, es decir, el depósito de la suma ante un tercero, cuando el cliente quiere conservar la suma porque hay reservas sin subsanar. El silencio del cliente no le autoriza a conservar la retención más allá del plazo: libera la suma o la consigna. Verifique este punto en el texto aplicable antes de iniciar una disputa.

La subsanación de las reservas sigue siendo la mejor protección de la empresa. Corrige cada punto y después hace constar esa subsanación por escrito: este acta quita al cliente su motivo para consignar. En caso de desacuerdo, haga validar el procedimiento por un asesor jurídico antes de actuar.

Los pasos a seguir

1. Conservar el acta de recepción y la lista de reservas, con la fecha. 2. Tratar cada reserva y obtener un acta escrita de subsanación, firmada por el cliente o su representante. 3. Anotar en la agenda la fecha de liberación, calculada a partir de la recepción o fijada en el contrato. 4. Al vencimiento, enviar una solicitud escrita de liberación con el importe acumulado retenido y sus justificantes. 5. Si el cliente no libera y no ha consignado la suma, pasar a la reclamación y después al requerimiento formal. 6. Emitir la factura o la liquidación de liberación, según la práctica del contrato.

El riesgo principal es el olvido: la retención no se libera sola. Un vencimiento sin seguimiento o unas reservas nunca constatadas como subsanadas bloquean la suma durante meses. Programe una alerta sobre el vencimiento desde la recepción.

Proceda por escalones escritos. Comience con un recordatorio por correo electrónico o carta que cite el contrato, la fecha de recepción, la subsanación de las reservas y el importe adeudado, y pregunte si la suma ha sido consignada. Sin respuesta, envíe un requerimiento formal (mise en demeure), es decir, una carta que insta al cliente a pagar en un plazo fijado, por carta certificada con acuse de recibo. Fecha oficialmente la solicitud y prepara una posible acción.

Si el requerimiento no surte efecto, los recursos dependen del contrato y de la naturaleza del contrato de obra: mediación o conciliación prevista en el contrato y después acción ante el tribunal competente. Los intereses de demora, su tipo y su punto de partida se leen en la cláusula de pago del contrato y en los textos aplicables. Para un litigio sobre la calidad de las obras, consulte a un asesor jurídico: el resultado de un procedimiento nunca está garantizado.

Documentos que conviene conservar para respaldar la solicitud

• El contrato firmado, con sus adendas y la cláusula de retención. • Las certificaciones de obra y la factura final, con el acumulado de las retenciones. • El acta de recepción y la lista de reservas. • El acta escrita de subsanación de las reservas. • El aval bancario, si se ha utilizado. • Todos los intercambios escritos: correos, cartas, reclamaciones y acuses de recibo.

No retener el propio pago sin asesoramiento Suspender una prestación o compensar una suma por iniciativa propia expone a una impugnación. Haga validar el procedimiento antes de actuar.

Ningún régimen es universal. En contratos privados, la retención se basa en el contrato y en la ley del 16 de julio de 1971. En contratos públicos, depende del Código de la contratación pública, del CCAG Travaux y de los documentos del contrato, entre ellos la liquidación general definitiva (décompte général définitif), el documento que fija el saldo final entre la empresa y el comprador público. En la subcontratación, el contrato entre la empresa principal y el subcontratista fija lo esencial, en el marco de la ley del 31 de diciembre de 1975 relativa a la subcontratación.

Tres marcos, tres lógicas Criterio | Contrato privado | Contrato público | Subcontratación Base | Contrato y ley del 16 de julio de 1971 | Código de la contratación pública, CCAG Travaux, documentos del contrato | Contrato de subcontratación y ley del 31 de diciembre de 1975 Sustitución por garantía | Fianza personal y solidaria (ley de 1971) | Fianza o garantía a primer requerimiento, según los documentos del contrato | A prever en el contrato de subcontratación Liberación | Plazo fijado por la ley de 1971 y el contrato, a partir de la recepción | CCAG Travaux y documentos del contrato, hasta la liquidación general definitiva | Según el contrato de subcontratación, a menudo vinculado a la recepción ante el cliente final Garantía de pago del subcontratista | No aplicable a la empresa principal | No aplicable a la empresa principal | Fianza o delegación de pago en contrato privado; pago directo en contrato público para el subcontratista aceptado Consulte los textos vigentes en Légifrance antes de tomar cualquier decisión.

Para el subcontratista, el riesgo radica en el encadenamiento: la liberación depende a menudo de hechos entre la empresa principal y su cliente. La ley de 1975 protege además el pago del subcontratista: en contrato privado, mediante una fianza o una delegación de pago; en contrato público, mediante el pago directo por el comprador público al subcontratista aceptado. Solicite la puesta en marcha de estas garantías antes de comenzar y verifique sus condiciones en el texto aplicable.

En contratos públicos, siga la retención hasta el final del plazo de garantía y hasta la liquidación general definitiva, y después solicite la liberación o el levantamiento de la garantía según los documentos del contrato. Para las empresas de obras públicas, este seguimiento se suma al expediente de cada contrato. La fase de candidatura no afecta a la retención: la guía para responder a contratos públicos de construcción (DC1-DC4) la detalla.

Los retrasos rara vez provienen de una negativa de principio del cliente. Provienen de un expediente incompleto: una retención mal registrada, un vencimiento olvidado, reservas nunca constatadas como subsanadas. La tabla siguiente presenta los errores más comunes, su consecuencia y la buena práctica.

Errores comunes y buenas prácticas Error | Consecuencia | Buena práctica Retención no indicada o mal calculada | Diferencias entre certificaciones y factura final, impugnación del importe | Hacer constar porcentaje, base, importe y acumulado en cada certificación Aval no solicitado a tiempo | Retención aplicada cuando era posible un aval | Prever la sustitución desde la negociación Reservas sin seguimiento | Argumento para que el cliente consigne o retrase la liberación | Listar las reservas, tratarlas, obtener un acta escrita Falta de reclamación escrita | Ninguna prueba de la solicitud, intereses difíciles de reclamar | Reclamar por escrito y después requerimiento formal certificado Justificantes no localizables | Expediente imposible de defender | Archivar contrato, certificaciones, acta y comunicaciones en un único expediente

Estos errores tienen una causa común: el seguimiento de la retención se trata al final de la obra cuando se construye certificación tras certificación. Un responsable administrativo que controla cada mes el acumulado retenido evita reconstruir el historial en el momento de reclamar.

Lista de control antes de la factura final

• El contrato, sus adendas y la cláusula de retención están en el expediente. • El acumulado de las retenciones corresponde a la suma de las certificaciones emitidas. • Los anticipos y el saldo concilian sin diferencias. • El acta de recepción está firmada y fechada. • Cada reserva está subsanada, con un acta escrita. • La fecha de liberación está en la agenda, con una alerta. • La solicitud de liberación está lista, con los documentos justificativos.

A tener en cuenta La retención de garantía es una suma conservada por el cliente como seguridad para la subsanación de las reservas señaladas en la recepción. En contratos privados, solo existe si el contrato la prevé, dentro del límite fijado por la ley francesa del 16 de julio de 1971, que debe consultarse en Légifrance. En contratos privados, el cliente libera la retención al vencimiento o consigna la suma; en contratos públicos, la liberación sigue el CCAG Travaux y los documentos del contrato. El acta escrita de subsanación de las reservas y la alerta sobre el vencimiento son las mejores protecciones de la empresa. La retención no sustituye ni a la garantía de perfecto acabado, ni a la decenal, ni a los seguros obligatorios.