Planificación de obra en Excel: método y fórmulas para copiar

Un planning de obra se construye en seis pasos: analizar el expediente, desglosar en lotes y en tareas, estimar las duraciones, encadenar las tareas, asignar los equipos y, por último, difundir el planning. Basta una hoja de cálculo que la empresa ya tenga, sin herramienta de pago adicional: una hoja con dos zonas, una tabla de tareas a la izquierda y una cuadrícula de Gantt a la derecha.

El diagrama de Gantt representa cada tarea con una barra horizontal que se extiende desde su fecha de inicio hasta su fecha de fin. Muestra qué ocurre al mismo tiempo, qué se encadena y qué se solapa.

Esta guía no ofrece un archivo para descargar. Describe el modelo (Gantt simple, lotes, equipos) que debes reconstruir tú mismo en unos minutos: se da cada columna, cada fórmula y cada regla de color, con dos ejemplos fechados para comprobar tus resultados. Guarda el archivo terminado como plantilla para tus obras siguientes.

¿Qué columnas prever en la tabla de tareas?

La tabla tiene doce columnas de previsión (A a L) y cuatro columnas de seguimiento real (M a P). La cuadrícula de Gantt empieza en la columna Q, sin columna vacía. Para añadir una columna, por ejemplo el número de obra, utiliza el comando Insertar de Excel antes de la columna M: Excel adapta las fórmulas ya introducidas, pero las letras citadas en esta guía se desplazan, vuelve a revisarlas.

Un hito es un punto de control sin duración propia, como el final de la obra gruesa o la recepción de las obras.

Para desglosar una obra, reúne los datos de entrada, agrupa el trabajo en lotes por oficio y después en tareas. Estos datos proceden del presupuesto firmado, los planos, las restricciones de acceso, las fechas impuestas y la lista de intervinientes. Sin esta lectura completa, el planning casi siempre olvida alguna restricción.

• Presupuesto: partidas, cantidades y prestaciones vendidas, que definen el alcance. Para un lote de fontanería, las menciones que hay que comprobar en un presupuesto de fontanero ayudan a verificar lo que se ha vendido.
• Planos y memoria descriptiva: naturaleza de las obras y orden lógico de ejecución.
• Restricciones de acceso: aparcamiento, planta, entrega de materiales, horarios impuestos.
• Fechas impuestas: inicio de obra, entrega, ocupación de los locales, recepción deseada.
• Intervinientes: tus equipos, tus subcontratistas y las demás empresas presentes.

Un lote agrupa los trabajos de un mismo oficio, como la albañilería, la electricidad o la pintura. Una tarea es una acción concreta dentro de un lote, con un inicio, un fin y un responsable. La granularidad ideal es lo bastante fina para poder controlarse y lo bastante amplia para seguir siendo legible. Si no puedes decir en una frase quién hace la tarea y cuándo termina, es demasiado vaga.

¿Cómo adaptar el desglose al oficio?

• Obra interior y acabados: conserva pocos lotes (electricidad, fontanería, yesería, pintura) y detalla las tareas, porque el encadenamiento entre oficios es ajustado.
• Rehabilitación: prevé los lotes de demolición y preparación, y la columna de comentario para los imprevistos descubiertos al abrir los tabiques.
• Pequeña empresa general: agrupa por oficio y distingue lo que realizas tú de lo que subcontratas.

Para estimar una duración, parte de la cantidad del presupuesto, del equipo asignado a la tarea y de la experiencia de tu empresa en trabajos comparables. Después encadena las tareas con predecesores y localiza la ruta crítica, la sucesión de tareas que fija la fecha de fin de la obra.

¿Cómo estimar la duración de una tarea?

El razonamiento se resume en tres preguntas: qué cantidad hay que realizar, cuántas personas trabajan en ello, a qué ritmo suele avanzar tu equipo. Este ritmo procede de tus obras pasadas y de tus registros de tiempos, no de una tabla de valores tipo. Sin historial, pide la opinión del jefe de equipo o del subcontratista implicado y anota la hipótesis en la columna de comentario, para corregirla después de la obra. Para relacionar estas horas con tu precio de venta, el método para fijar la tarifa horaria en la construcción detalla el cálculo.

¿Qué errores de estimación evitar?

• Olvidar los tiempos de preparación, de entrega y de limpieza, que no aparecen en el presupuesto.
• Asignar el mismo equipo a dos tareas simultáneas sin comprobar que el equipo existe por duplicado.
• Ignorar los plazos de suministro de los materiales o de las carpinterías.
• Reutilizar una duración de una obra anterior sin comparar las superficies, los accesos y los equipos.

¿Cómo encadenar las tareas?

Una dependencia une dos tareas. La más habitual es la dependencia fin-inicio: la tarea siguiente solo empieza cuando termina la anterior, por ejemplo la pintura después del enlucido. Las tareas sin vínculo directo se desarrollan en paralelo, como la electricidad de una estancia y la fontanería de otra, si los equipos y los accesos lo permiten.

¿Cómo tratar los plazos incompresibles?

Algunos plazos no se reducen añadiendo gente: el secado de un enlucido o de una solera es un ejemplo. Regístralos como tareas de pleno derecho, sin equipo asignado, con la duración recomendada por el fabricante. Cuéntala en días naturales, es decir, en días del calendario, trabajados o no, ya que el secado continúa durante el fin de semana.

¿Qué es la ruta crítica?

La ruta crítica es la sucesión de tareas vinculadas cuyo retraso desplaza directamente la fecha de fin de la obra. Las tareas fuera de esta ruta disponen de un margen, las demás no tienen ninguno. Localízala siguiendo los predecesores desde el final de la obra hasta el principio: ahí es donde debes concentrar tu vigilancia.

Introduce únicamente la fecha de partida, primer día de la obra, en E5. Debe ser un día laborable, es decir, un día trabajado: ni sábado, ni domingo, ni festivo de tu lista. De lo contrario, la cuadrícula de Gantt desplaza u oculta la primera barra. Para comprobarlo, escribe en una celda libre =DIA.LAB(E5-1;1;Festivos)=E5: el resultado VERDADERO confirma un día laborable.

La función DIA.LAB suma un número de días laborables a una fecha excluyendo los fines de semana y una lista de festivos. Introduce esta lista en un rango con nombre Festivos (menú Fórmulas, Definir nombre). El predecesor es la tarea que debe terminar antes de que otra empiece. En este modelo, la tarea n se encuentra en la fila n+4.

¿Qué fórmulas usar para las fechas de fin y de inicio?

Fecha de fin: en F5, escribe =SI(D5=0;E5;DIA.LAB(E5;D5-1;Festivos)) y cópiala hacia abajo. El «-1» cuenta el día de inicio como primer día trabajado: una tarea de 3 días que empieza un lunes termina el miércoles. Para un hito, la duración vale 0 y el fin es igual al inicio.

Fecha de inicio: la fila 5 se sigue introduciendo a mano. A partir de la fila 6, con el primer predecesor en G6 y el segundo, opcional, en H6, escribe en E6 =SI(G6="";$E$5;DIA.LAB(MAX(INDICE($F$5:$F$40;COINCIDIR(G6;$A$5:$A$40;0));SI(H6="";0;INDICE($F$5:$F$40;COINCIDIR(H6;$A$5:$A$40;0))));1;Festivos)) y cópiala hacia abajo. COINCIDIR localiza la fila de cada predecesor, INDICE lee su fecha de fin, MAX retiene la más tardía y la tarea empieza el día laborable siguiente. Si tu empresa trabaja algunos sábados, utiliza DIA.LAB.INTL, que permite elegir los días de descanso.

¿Qué reglas rigen la fórmula de inicio?

Una tarea cuya celda G está vacía empieza en la fecha de partida de E5; rellena H solo si G lo está. Un número de G o de H ausente de la columna A muestra #N/D: este error es intencionado, señala un predecesor eliminado o mal introducido, y más vale no ocultarlo con SI.ERROR, porque un planning erróneo sin alerta es peor que un planning con error visible. Si mueves la primera tarea, vuelve a introducir la fecha de partida en la nueva fila 5.

El secado de un enlucido o de una solera se cuenta en días naturales, es decir, con fines de semana y festivos incluidos, porque continúa incluso cuando la obra está parada. La función DIA.LAB lo calcularía erróneamente en días laborables: en esta fila hace falta una fórmula específica.

En el modelo, la tarea n se encuentra en la fila n+4 y el secado es una tarea sin equipo. En la fila de secado, introduce la duración en días naturales en la columna D, después en E el fin del predecesor más un día, por ejemplo =INDICE($F$5:$F$40;COINCIDIR(G10;$A$5:$A$40;0))+1 en la fila 10, y en F la fórmula =E10+D10-1. Un enlucido que termina un viernes da un secado de 2 días, del sábado al domingo.

¿Cuándo empieza la tarea que sigue a un secado?

La tarea siguiente conserva la fórmula de inicio de las demás tareas. Parte de la fecha de fin del secado y empieza el primer día laborable estrictamente posterior, aunque ese fin caiga en sábado, domingo o festivo de tu lista: tras un secado que termina el domingo, la tarea siguiente empieza el lunes.

¿Qué límite de visualización conocer?

La cuadrícula de Gantt solo muestra los días laborables, así que la barra de un secado que cae en fin de semana parece acortada o ausente. Fíate entonces de las fechas de las columnas E y F, que siguen siendo exactas.

La cuadrícula de Gantt ocupa las columnas a partir de la Q, justo después de la columna P del seguimiento real. La fila 4 contiene una fecha por columna y la primera tarea se encuentra en la fila 5. Esta fila de fechas se rellena con dos fórmulas.

En Q4, escribe =E5 para recoger la fecha de partida. En R4, escribe =DIA.LAB(Q4;1;Festivos) y cópiala hacia la derecha hasta la columna BD. La cuadrícula cubre entonces 40 días laborables, uno por columna, con fines de semana y festivos excluidos.

Para una obra más larga, copia la última columna más hacia la derecha y amplía el rango de las reglas de color. Para comprobar que el planning cabe en la cuadrícula, escribe en una celda libre =MAX($F$5:$F$40)<=BD4: el resultado VERDADERO confirma que se muestran todos los fines de tarea.

Un formato condicional es una regla que colorea una celda según una condición. Selecciona el rango Q5:BD40 de la cuadrícula de Gantt y crea tres reglas de tipo «utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato», en este orden, con la opción «Detener si es verdadero» marcada:

1. Hito, con un color distinto: =Y($J5="Sí";Q$4=$E5)
2. Avance, con un color oscuro: =Y(ENTERO(N($D5)*N($K5))>=1;Q$4>=$E5;Q$4<=$F5;Q$4<=DIA.LAB($E5;ENTERO(N($D5)*N($K5))-1;Festivos))
3. Tarea prevista, con un color claro: =Y(Q$4>=$E5;Q$4<=$F5)

¿Cómo colorea la regla de avance los días?

La regla de avance colorea únicamente los días completos realizados: ENTERO conserva la parte entera del producto duración × avance. Una tarea de 3 días al 50 % colorea 1 día (1,5 redondeado a 1), al 70 % colorea 2 (2,1 redondeado a 2), y al 1 % no colorea ninguno, lo que evita sobrestimar el avance. Deja la columna K vacía en las filas de secado: su duración está en días naturales, mientras que la regla cuenta en días laborables, y la barra clara basta.

¿Qué precauciones tomar con los hitos y las filas?

El hito solo aparece si su fecha figura en la fila 4: debe ser, por tanto, un día laborable y permanecer dentro de la cuadrícula. La fórmula de inicio produce siempre un día laborable, siempre que no se sobrescriba con una entrada manual; el control =MAX($F$5:$F$40)<=BD4 cubre el riesgo de salirse de la cuadrícula. El dólar delante del número 4 fija la fila de fechas; el dólar delante de las letras fija las columnas de inicio, de fin, de hito, de duración y de avance. La columna K debe contener un porcentaje.

Para añadir un lote, inserta filas en medio de la tabla, no al final, para que las fórmulas y las reglas se amplíen. Para eliminar uno, elimina las filas enteras y comprueba que ningún predecesor remita a ellas.

Para evitar que un equipo esté planificado en dos sitios a la vez, asigna cada tarea a un equipo o a una persona con nombre y después controla los solapes de fechas por equipo. Haz este control con cada modificación del planning, no solo al empezar.

¿Hay que asignar por equipo o por persona?

Asignar por equipo conviene cuando el mismo grupo interviene siempre junto: la columna I contiene «Equipo 1» o «Equipo 2». Asignar por persona resulta útil cuando los equipos se recomponen o cuando un trabajador tiene una competencia poco habitual. Utiliza siempre las mismas denominaciones: una diferencia de ortografía falsea el orden y los controles. Para un subcontratista, nómbralo en la columna I y comprueba que el contrato de subcontratación cubre las fechas previstas. Ordena después la tabla por equipo y luego por fecha de inicio: los huecos y las superposiciones aparecen enseguida.

¿Qué fórmula detecta una asignación doble?

Crea una regla de formato condicional que coloree las filas cuyo equipo ya está ocupado en el mismo período. Selecciona las filas de la tabla (por ejemplo A5:L40) y escribe:

=Y($I5<>"";$I5<>"Ninguna";CONTAR.SI.CONJUNTO($I$5:$I$40;$I5;$E$5:$E$40;"<="&$F5;$F$5:$F$40;">="&$E5)>1)

La función CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta las filas que cumplen varias condiciones a la vez: mismo equipo, inicio inferior o igual al fin de la fila evaluada, fin superior o igual a su inicio. Como la fila evaluada se cuenta a sí misma, un resultado de 1 es normal; la regla solo colorea los resultados superiores a 1. La comprobación de las celdas vacías y de «Ninguna» evita señalar las tareas sin equipo, como un secado. Para probar la regla, asigna al «Equipo 2» la fontanería del ejemplo 1 de esta guía: se solapa con el paso de las canalizaciones, y las dos filas deben colorearse.

Con varias obras en paralelo, agrupa las tareas en una hoja de consolidación, con una columna de obra, y aplica ahí el orden y la regla.

Ejemplo ficticio e ilustrativo Este planning es inventado para mostrar el método. Las duraciones y la fecha de partida (lunes 4 de enero de 2027) son ficticias, y se supone que la lista Festivos está vacía en el período. Sustitúyelas por tus propios datos.

Este es un planning de reforma de vivienda completado, con sus fechas, para controlar un archivo de Excel construido según esta guía. Las duraciones están en días laborables, salvo el secado, contado en días naturales. La fecha del lunes 4 de enero de 2027 se introduce en E5; las demás fechas se calculan con las fórmulas del modelo, y la tarea n se encuentra en la fila n+4.

• Paralelismo y dos predecesores: la electricidad y la fontanería empiezan después de la retirada con dos equipos distintos; los tabiques (fila 8) esperan a ambas, con 2 en G8 y 3 en H8.
• Plazo incompresible: el secado (fila 10) no tiene equipo y termina un domingo; la pintura empieza el lunes, primer día laborable posterior.
• Hito y equipos: la recepción tiene una duración de 0 y «Sí» en la columna J; el equipo 1 interviene en las tareas 1, 4, 5 y 8 sin solapes.

Este segundo ejemplo ficticio muestra el planning de la obra gruesa de una vivienda nueva, fechado a partir del lunes 4 de enero de 2027, con la lista Festivos supuesta vacía. Casi todos los lotes se encadenan en fin-inicio. El hormigón requiere un tiempo de endurecimiento antes de ponerlo en carga, que debe registrarse en días naturales según las prescripciones de la oficina técnica o del fabricante; el valor indicado a continuación es ficticio.

• Endurecimiento: la fila 8 cuenta 7 días naturales, sábado y domingo incluidos; la albañilería empieza el lunes 25/01, primer día laborable posterior.
• Subcontratista: el movimiento de tierras y la estructura de cubierta se confían a un subcontratista, cuyas fechas deben coincidir con las de su contrato.
• Hito: la cubierta cerrada tiene una duración de 0 y «Sí» en la columna J.

Utiliza estas fechas para controlar tus fórmulas. Si tu archivo da otras, revisa primero los predecesores en G y H, las duraciones en D y la lista Festivos.

Para seguir un planning durante la obra, fija una frecuencia regular de actualización, rellena el avance de cada tarea y anota las fechas reales junto a las fechas previstas. Los desvíos de inicio y de fin se calculan después por diferencia. Un planning que no se actualiza ya no refleja la obra y no sirve para decidir.

¿Qué rutina de actualización adoptar?

• Frecuencia: elige un ritmo adaptado a la duración de la obra, por ejemplo a final de semana, y mantenlo.
• Avance: rellena la columna K en porcentaje. Esta parte realizada alimenta también la certificación de obra que sirve para facturar el avance.
• Fechas reales: introduce el inicio real en la columna M y el fin real en la columna N, sin sobrescribir las fechas previstas de las columnas E y F.
• Comentario: anota en la columna L la causa de cada desvío (acceso imposible, entrega tardía, inclemencias, trabajos adicionales).

¿Cómo calcular el desvío entre lo previsto y lo realizado?

Dos columnas miden el desvío: O para el inicio, P para el fin. En O5, con formato de número y no de fecha, escribe =SI(M5="";"";SI(M5>E5;DIAS.LAB(E5+1;M5;Festivos);SI(M5<E5;-DIAS.LAB(M5+1;E5;Festivos);0))). En P5, escribe la misma fórmula sustituyendo M5 por N5 y E5 por F5. La fórmula cuenta los días laborables que separan la fecha prevista de la fecha real, excluyendo la fecha prevista: sigue siendo correcta aunque una de las dos fechas caiga en fin de semana. Para un desvío en días naturales, utiliza =SI(N5="";"";N5-F5).

Un resultado positivo indica un retraso, un resultado negativo un adelanto. Ejemplo ficticio con los enlucidos del ejemplo 1: inicio previsto el jueves 14/01, inicio real el viernes 15/01, desvío de inicio de 1 día laborable; fin previsto el viernes 15/01, fin real el martes 19/01, desvío de fin de 2 días laborables (lunes y martes) pero de 4 días naturales. Si la tarea retrasada pertenece a la ruta crítica, la fecha de fin de la obra está amenazada.

Para difundir un planning de obra, expórtalo en PDF a partir de la versión validada, después de ocultar las columnas de seguimiento interno, e indica la fecha y el número de versión. Cada subcontratista recibe sus propias filas, no el archivo completo.

Antes del inicio de los trabajos, guarda una copia del planning validado, llamada por ejemplo «referencia» con la fecha: ya no cambia y sirve de punto de comparación. Para difundir una versión actualizada, define un área de impresión (menú Diseño de página), pasa a orientación horizontal, ajusta todas las columnas a una página y exporta en PDF. Antes de exportar, oculta las columnas de seguimiento real y los comentarios internos. Envía a cada subcontratista sus filas, filtrando por la columna I, y archiva las versiones antiguas.

Retrasos, penalizaciones e inclemencias Los plazos de ejecución y las posibles penalizaciones por retraso dependen del contrato o del pliego firmado con el cliente: vuelve a leerlos antes de difundir el planning, y haz que los revise un asesor jurídico en caso de litigio. Según la normativa francesa vigente, las jornadas perdidas por inclemencias pueden acogerse al régimen francés de paro por intemperie (chômage intempéries): comprueba las condiciones aplicables en el CIBTP. Anótalas en la columna de comentario del planning. Los artículos dedicados a los retrasos de obra y a las inclemencias tratan estos temas en detalle.

Excel basta mientras la empresa gestione pocas obras a la vez, con pocos equipos, y una sola persona lleve el planning. Más allá, aparecen los límites de la hoja de cálculo: introducción manual, versiones múltiples, difícil intercambio con el terreno. Se deben al uso que se le exige, no a un defecto de la hoja de cálculo.

• Actualizaciones manuales: cada cambio de fecha obliga a comprobar los predecesores y las fórmulas.
• Versiones múltiples: el archivo enviado por correo existe en varios ejemplares.
• Intercambio con el terreno: consultar o modificar una hoja de cálculo en un teléfono sigue siendo poco práctico.
• Plazos naturales: la cuadrícula solo muestra los días laborables, lo que oculta los secados que caen en fin de semana.
• Riesgo de copia: una fórmula mal copiada no avisa, de ahí el interés de controlar el archivo con los ejemplos fechados de la guía.

¿Qué criterios aplicar para elegir entre la hoja de cálculo y una herramienta específica?

Si varios de estos criterios se cumplen en tu caso, la cuestión pasa a ser el tiempo que dedicas a la hoja de cálculo. Constrigo presenta su módulo de planning de terreno y una página dedicada al seguimiento de las obras en terreno: consúltalos para conocer con precisión sus funciones.

Puntos clave Un planning de obra se construye sin herramienta de pago, en una hoja de cálculo, en seis pasos: analizar, desglosar, estimar, encadenar, asignar, difundir. La fecha de partida introducida en E5 debe ser un día laborable; las demás fechas y las barras de la cuadrícula se calculan con fórmulas. El secado se cuenta en días naturales, las demás tareas en días laborables. Controla tu archivo con los dos ejemplos fechados de la guía y la prueba =MAX($F$5:$F$40)<=BD4 antes de difundirlo. El planning solo tiene valor si se actualiza, con desvíos de inicio y de fin, comparado con una versión de referencia y difundido con su fecha de versión. Los plazos y las penalizaciones por retraso dependen del contrato o del pliego firmado con el cliente: vuelve a leerlos antes de difundir el planning.