Factura saldada: definición, mención que añadir y modelos

Una factura saldada es una factura en la que la empresa que ha realizado las obras certifica, mediante una mención fechada, haber recibido el pago. La expresión es de uso común: ningún texto la define. La emite el acreedor, es decir, la empresa que espera el cobro, normalmente con su firma o su sello.

El acreedor es la persona a quien se debe una suma: el autónomo o la empresa de construcción que emitió la factura de obra. El deudor es el cliente que debe pagar. La certificación procede del acreedor, porque solo él sabe si los fondos han llegado a su cuenta o a su caja. La empresa retoma la factura original y le añade una mención del tipo «Saldada el [fecha]», preferiblemente cerca del total. Las prestaciones, los importes y la numeración no cambian.

¿Tiene una factura saldada una definición legal?

No. La expresión «factura saldada» no tiene una definición legal propia, y la ley no impone ninguna fórmula concreta. Es una práctica comercial. Lo que importa no es la palabra empleada, sino lo que el documento acredita: quién ha recibido qué suma, de quién, en qué fecha y por qué factura.

¿Qué valor probatorio tiene una factura saldada?

Una factura saldada es un escrito por el que la empresa reconoce haber cobrado. En caso de litigio sobre un pago, en principio le corresponde demostrarlo al cliente que afirma haber pagado, y puede aportar este documento junto con otras pruebas: extracto bancario, copia del cheque, recibo. El órgano judicial valora el conjunto de los elementos que se le presentan; ningún valor automático se atribuye a la mención. La firma o el sello no son necesarios para que la mención exista, pero identifican a su autor y refuerzan el documento.

¿Quién decide saldar dentro de la empresa?

El gerente o la persona encargada de la administración añade la mención tras comprobar el cobro en el extracto bancario. Una herramienta de gestión de la facturación que haga el seguimiento del estado de cada pago muestra qué facturas siguen pendientes. Si varias personas emiten facturas, fije una regla escrita: ninguna mención sin comprobar el extracto, y una única persona autorizada a firmar. Un solador que factura tres obras al mes puede así conformarse con una revisión semanal de la cuenta.

Lo esencial «Factura saldada» es un uso habitual: sin definición legal propia, ninguna regla general impone la mención. La emite la empresa acreedora: reconoce por escrito, con una fecha, haber recibido el pago. El cliente puede aportar este documento como elemento de prueba: por ello solo se salda tras comprobar el cobro. La mención se añade a la factura original, sin modificar sus importes ni su numeración.

Una factura pasa por varios estados. Primero se emite: la empresa la envía al cliente para solicitar el pago. Pasa a estar pagada cuando se reciben los fondos. Está saldada cuando la empresa reconoce ese pago por escrito en el documento. Una factura puede, por tanto, estar pagada sin haber sido nunca saldada, si nadie añade la mención.

¿Qué diferencia hay entre factura saldada, recibo y certificado de pago?

El vocabulario se solapa. Según Service-Public Entreprendre, la factura también puede denominarse «quittance (émise après le paiement)», es decir, recibo emitido tras el pago. Un recibo, o carta de pago, es por tanto un escrito por el que el acreedor reconoce haber recibido una suma, ya sea en un documento aparte, ya sea en forma de factura emitida después del pago. La factura saldada es la factura original que lleva la mención de saldado. Ninguna regla general traza una frontera nítida entre estos documentos: la distinción se basa en el uso, y lo que cuenta es el contenido del documento.

Un certificado de pago es una carta de la empresa que confirma haber recibido una suma. No es una copia de la factura: la menciona. Para un tercero, lo que importa es el contenido: quién ha recibido, de quién, qué suma, qué fecha, qué factura. Un certificado que olvide la referencia de la factura obliga al destinatario a cotejar él mismo los documentos y corre el riesgo de ser rechazado.

¿Qué responder cuando un cliente pide un «justificante de pago»?

Un cliente cuyo baño acaba de reformarse pide a su fontanero un «justificante de pago». El término es impreciso: puede referirse a una factura saldada, a un recibo o a un certificado. En lugar de adivinar, la empresa pregunta qué espera el destinatario, y evita producir un documento rechazado y tener que rehacer un segundo. Bastan tres preguntas:

• ¿Qué documento exacto se solicita: factura saldada, recibo o certificado?
• ¿Hace falta una factura concreta o el conjunto de las facturas de la obra?
• ¿Debe el documento llevar una fecha, una forma de pago o un importe determinados?

Anote la respuesta del cliente en el expediente de obra. Si la solicitud cambia después, sabrá qué documento entregó, en qué fecha y con qué base.

Una factura saldada sirve para probar que un gasto de obra se ha pagado realmente, y no solo encargado o facturado. Muestra qué trabajos se han realizado, por qué empresa, y que su precio se pagó en una fecha determinada.

¿Es obligatoria una factura saldada?

No, no existe una obligación general de saldar una factura, y la mención de saldado no figura entre las menciones obligatorias. Service-Public Entreprendre precisa que una factura debe incluir sus menciones legales, ya sea el cliente un particular, un profesional o una entidad pública, y que la factura dirigida a un particular debe indicar la existencia y la duración de la garantía legal de conformidad, de al menos 2 años. Estas menciones atañen a la factura original, la salde usted o no. La exigencia de una mención de saldado puede, en cambio, venir del destinatario.

¿Qué prueba una factura saldada y frente a quién?

Frente al cliente y al órgano judicial, el alcance es claro: la mención de saldado es un reconocimiento escrito de pago, que el juez valora junto con las demás pruebas. Frente a la administración, el banco y la aseguradora, no está confirmada: cada uno fija sus propias exigencias, y ninguna regla general dice que la mención de saldado baste o que sea requerida.

¿Dónde comprobar las exigencias de los dispositivos de ayuda y préstamo?

El ministerio de la Transición Ecológica presenta las ayudas a la renovación energética, el dispositivo Coup de pouce Chauffage y el dispositivo de certificados de ahorro de energía. La página de Coup de pouce Chauffage detalla las menciones de factura requeridas; no habla de la mención de saldado. Para el préstamo ecológico, consulte la página éco-PTZ de Service-Public y la del ministerio.

¿Qué riesgo corre la empresa que se demora o se niega?

Ningún texto prevé una sanción propia para la empresa que tarda en saldar. El riesgo es indirecto: el cliente puede perder tiempo en un expediente de ayuda, de préstamo o de seguro, y la relación comercial se resiente. Mientras el pago no esté cobrado, no salde, y explíqueselo al cliente. Prepare un modelo de mención y pídale la lista de documentos que acepta su destinatario.

Ningún texto impone una mención de saldado, pero ciertos elementos hacen el documento aprovechable. Cuanto más completa es la mención, menos se presta a discusión. Debe ser legible, preferiblemente cerca del total, sin ocultar la información original, y no sustituye ninguna mención obligatoria de la factura.

• La fórmula: «Saldada» o «Para constancia de pago».
• La fecha de pago: la fecha en la que la empresa recibió efectivamente los fondos.
• La forma de pago: transferencia, cheque, efectivo, tarjeta bancaria.
• El importe pagado, útil cuando el pago no cubre toda la factura.
• La identidad del acreedor: nombre de la empresa, nombre y cargo del firmante.
• La firma o el sello de la empresa, que identifican al autor de la certificación.

¿En qué momento añadir la mención?

Añada la mención en el cobro efectivo, es decir, cuando el dinero se ha recibido realmente. Un compromiso de pago, una transferencia anunciada o un cheque entregado no bastan.

Una empresa de albañilería termina la ampliación de una vivienda y emite su factura de liquidación. El cliente anuncia una transferencia y reclama la mención de saldado. El gerente espera a que el abono aparezca en la cuenta, dos días después, y entonces añade la mención con la fecha de recepción, la forma de pago y el importe. Saldar solo por el anuncio habría expuesto a la empresa a reconocer por escrito un pago que no ha recibido, si la transferencia hubiera sido anulada.

¿Qué ocurre con la mención de saldado en la facturación electrónica?

Según impots.gouv.fr, una factura «en papel» escaneada, un PDF ordinario o un documento enviado por correo electrónico dejará de ser conforme con la normativa francesa de facturación electrónica. La administración cita como menciones que deben figurar en un campo específico el número SIREN del proveedor y del cliente o la fecha de emisión. Para saber cómo hacer figurar una mención de saldado en este marco, consulte al editor de su software y lea la guía de la facturación electrónica en la construcción.

Cuando un pago se retrasa, reclámeselo al cliente antes de saldar. La guía para anticipar los impagos en la construcción detalla los reflejos de seguimiento y reclamación. Una vez añadida la mención, conserve una copia del documento junto con la factura original y el justificante de cobro.

Una obra rara vez genera una única factura pagada de una sola vez. Los pagos son escalonados, y la mención de saldado sigue ese escalonamiento: solo se salda la parte efectivamente pagada, con la fecha y el importe correspondientes.

¿Cómo saldar una factura de certificación?

Una factura de certificación (facture de situation) es una factura intermedia que solicita el pago del avance de las obras en una fecha determinada. El artículo sobre la certificación de obra detalla su funcionamiento. Cada certificación se paga por separado: salde cada una en su pago, sin mención global en la última factura, porque cada pago tiene su propia fecha. Una tabla de seguimiento (fecha de emisión, fecha de cobro, estado de la mención de saldado) evita olvidar una mención o añadirla demasiado pronto.

¿Cómo saldar una liquidación parcial y una retención de garantía?

Cuando el cliente paga solo una parte de la factura, indique el importe realmente recibido y precise que queda un saldo pendiente, por ejemplo «Saldada hasta [importe recibido], quedando pendiente un saldo de [importe restante]». La retención de garantía es una suma que el cliente conserva temporalmente sobre el precio de las obras, para cubrir posibles reservas en la recepción. Mientras no se abone, no está saldada: usted emite una nueva mención de saldado cuando se libera y se paga efectivamente.

¿Cómo saldar una factura de anticipo?

Un anticipo es una suma entregada por adelantado sobre el precio de las obras. Añada la mención en la factura de anticipo al recibir el anticipo, con su fecha y su forma de pago. Las condiciones del anticipo y su tratamiento en la factura final se detallan en el artículo específico.

¿Qué procedimiento seguir para cada mención de saldado?

1. Localice en el extracto bancario el abono correspondiente a la factura.
2. Compare su importe con el de la factura o de la certificación.
3. Añada la mención con la fecha real, la forma de pago y el importe.
4. Archive la mención de saldado con la factura original y el justificante de cobro.

Dos modelos bastan en la mayoría de los casos. Copie el texto, sustituya los campos entre corchetes, como [importe pagado], por sus propios valores, y coloque la mención en la factura, cerca del total. El fondo es idéntico; solo cambia la identificación del cliente.

¿Qué modelo para un cliente particular?

Factura saldada el [fecha de pago] mediante [forma de pago], por un importe de [importe pagado]. En [ciudad], a [fecha de emisión de la mención de saldado]. [Nombre y cargo del firmante]. [Firma y sello de la empresa]

¿Qué modelo para un cliente profesional?

Para constancia de pago: factura n.º [número de factura] pagada por [nombre de la empresa cliente] el [fecha de pago] mediante [forma de pago], por un importe de [importe pagado]. En [ciudad], a [fecha de emisión de la mención de saldado]. [Nombre y cargo del firmante], por [nombre de la empresa acreedora]. [Firma y sello de la empresa]

¿Qué comprobar antes de enviar el documento?

• El número de factura y el nombre del cliente coinciden con la factura original.
• La fecha de pago es la de la recepción de los fondos, tomada de la cuenta.
• El importe pagado es coherente con el extracto, sobre todo en caso de pago parcial.
• El nombre y el cargo del firmante figuran de forma legible.

¿Qué cambia con la subcontratación?

Si trabaja como subcontratista para una empresa principal, su cliente es un cliente profesional y se aplica el segundo modelo. Las cláusulas de su contrato de subcontratación regulan las relaciones de pago. La mención de saldado se añade a los elementos de la factura sin sustituirlos.

Dos situaciones exigen prudencia: el cliente reclama el documento mucho tiempo después del pago, o la empresa descubre que ha saldado una factura que no estaba pagada. En ambos casos, la mención debe reflejar lo que realmente se ha cobrado.

¿Cómo responder a un cliente que pide la mención de saldado meses después del pago?

Antes de certificar nada, compruebe el cobro en su contabilidad y en sus extractos bancarios. Si no encuentra el pago, no firme nada y pida al cliente una prueba de su pago. Si el pago está confirmado, elabore el documento a partir de la factura original, indicando la fecha de pago real y la fecha en que emite la mención de saldado, para evitar cualquier confusión entre ambas.

¿Qué riesgo corre la empresa que salda una factura por error?

Una factura saldada es un escrito de la empresa que reconoce el pago, y el cliente puede aportarlo como elemento de prueba. Si la mención es errónea, la empresa tendrá que demostrar que no ha recibido nada, por ejemplo con sus extractos bancarios, y el órgano judicial valorará el conjunto de las pruebas. Cuanto más antiguo es el error, más difícil es corregirlo.

Si ha saldado por error Informe al cliente por escrito, sin esperar, de que la mención es errónea, indicando la factura afectada y el importe que sigue pendiente. Conserve este intercambio, la factura original y sus extractos bancarios. Si el cliente lo impugna, déjese asesorar por su experto contable o un asesor jurídico antes de responder sobre el fondo.

¿Qué errores evitar?

• Saldar al recibir el cheque, antes de su cobro.
• Saldar basándose en una transferencia anunciada pero no confirmada.
• Añadir una mención de saldado global sobre un pago parcial.
• Saldar la retención de garantía antes de que se abone.
• Dejar la mención sin fecha, o sin firma ni sello.
• Reescribir la factura original en lugar de añadirle una mención.

¿Cuánto tiempo conservar estos documentos?

La página Tout savoir sur la facturation de Service-Public Entreprendre recuerda que la facturación está sujeta a reglas de menciones obligatorias, de plazo y de conservación. Aquí no se da ninguna duración cifrada: compruebe el plazo aplicable en esa página. En la práctica, conserve juntos la factura que lleva la mención de saldado, el extracto o la remesa de cheque que prueba el cobro y los intercambios con el cliente.