Em resumo
Uma fatura enviada cujo vencimento foi ultrapassado passa sozinha ao estado « Em atraso ». Encontre-a em Lembretes e envie um lembrete ao seu cliente.
Em resumo
Todos os dias, o Constrigo passa ao estado « Em atraso » as faturas enviadas cuja data de vencimento foi ultrapassada. Encontre-as no separador « Em atraso » das faturas ou na página Lembretes. Envie lembretes ao cliente em quatro níveis: 1.º, 2.º e 3.º lembretes, e depois a notificação formal (mise en demeure). Os lembretes exigem o plano Artisan e são reservados ao gerente.
Identificar as faturas em atraso
- Na lista de faturas, o separador « Em atraso » reúne os valores em dívida.
- Na ficha, um selo « Em atraso » aparece junto ao estado.
- A página Lembretes, separador « Faturas », lista as « Faturas em atraso » com o nível de lembrete aconselhado para cada uma.
A passagem a atraso é automática: não tem de fazer nada. Uma fatura em rascunho nunca passa a atraso, lembre-se de a enviar. Uma fatura totalmente coberta por notas de crédito não passa a atraso e não é objeto de lembretes.
Enviar um lembrete ao cliente a partir da página Lembretes
- Abra Lembretes, separador « Faturas ».
- Na fatura, clique em « Enviar lembrete ». O nível aconselhado está pré-selecionado: « 1.º lembrete (cortês) », « 2.º lembrete (firme) », « 3.º lembrete (última oportunidade) » ou « Notificação formal ».
- Verifique a mensagem e o canal (E-mail, SMS ou E-mail + SMS) e envie.
- Para enviar lembretes de várias faturas de uma só vez, selecione-as e clique em « Enviar lembretes em massa ».
A partir da ficha da fatura, o cartão « Histórico de lembretes » também propõe « Enviar um lembrete » e lista os lembretes já enviados.
Um lembrete por e-mail exige um endereço de e-mail na ficha do cliente. Sem configuração, é enviado a partir do endereço de envio do Constrigo em nome da sua empresa; com o seu próprio servidor de envio (plano Entreprise), é enviado a partir do seu endereço. Um lembrete por SMS exige um número de telefone na ficha do cliente.
Na aplicação móvel
Abra a fatura em atraso, depois, no menu, toque em « Enviar lembrete ao cliente » e escolha o nível. Uma pré-visualização do e-mail abre-se na aplicação de e-mail do telemóvel: envie-o e o lembrete fica registado no histórico da fatura.
Notificação formal e cobrança
O separador « Cobrança » da página Lembretes diz respeito às faturas em atraso há mais de 30 dias. Calcula os juros de mora legais e a indemnização fixa de 40 € por fatura (artigo L441-10 do Código Comercial francês), descarrega uma carta de notificação formal pronta a enviar (botão « Notificação formal ») e propõe « Exportar CSV de cobrança » para uma empresa de cobranças.
Envie a notificação formal por carta registada com aviso de receção para que tenha valor de prova.
Para ir mais longe
- Deixar de enviar lembretes manualmente: ver « Configurar os lembretes automáticos ».
- O cliente pagou uma parte: ver « Registar um pagamento numa fatura ».
Perguntas frequentes
Quando é que uma fatura passa a estar em atraso?
Assim que a data de vencimento é ultrapassada, se ainda estiver no estado « Enviada ». A verificação é feita automaticamente uma vez por dia.
O que acontece quando o cliente paga?
Registe o pagamento: depois de a fatura ficar saldada, passa ao estado « Paga » e deixa de aparecer nos valores em dívida.
Os lembretes estão disponíveis no plano Découverte?
Não, os lembretes estão incluídos a partir do plano Artisan.
Um funcionário pode enviar um lembrete a um cliente?
Não, a página Lembretes é reservada ao gerente.
Equipa Constrigo
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