Em resumo
Fotografe o recibo na aplicação móvel: a IA lê o valor, o fornecedor e o IVA. Verifique e guarde a sua nota de despesa.
Em resumo
Na aplicação móvel, toque no botão de criação rápida, depois em «Despesas», e fotografe o recibo. «Analisar o recibo» preenche automaticamente o valor, o fornecedor, a categoria e o IVA. Verifique e toque em «Guardar». Abaixo do limite concedido pelo gerente, a nota é aprovada automaticamente; acima, é o gerente que a valida. As notas de despesa estão incluídas a partir do plano Artisan.
Criar a nota a partir do telemóvel
- Toque no botão central de criação rápida e depois em «Despesas».
- Toque em «Foto do comprovativo» para fotografar o recibo, ou escolha «ou a partir da galeria».
- Toque em «Analisar o recibo». Os campos são preenchidos com o que a IA leu.
- Verifique o valor, o fornecedor e a taxa de IVA. Escolha a categoria: Combustível, Material, Ferramentas, Refeições, Deslocação ou Outra.
- Associe a despesa a uma «Obra» se for caso disso e complete a descrição (por exemplo «Depósito de gasóleo da carrinha»).
- Toque em «Guardar».
O selo «Verificado por IA» indica uma leitura fiável. O selo «A verificar» assinala campos que deve controlar manualmente antes de guardar.
Aprovação automática ou validação pelo gerente
- Abaixo do limite concedido pelo gerente, a nota passa diretamente ao estado «Aprovada», sem esperar por validação.
- Acima desse limite, é enviada ao gerente para validação. Antes de guardar, um aviso indica-lhe se será o caso.
- O gerente é avisado de cada nova nota de despesa, incluindo as aprovadas automaticamente. Aprova ou rejeita as notas pendentes a partir da página Notas de despesa na web (entrada «Notas de despesa» do menu, presente assim que o plano inclui as notas de despesa), ou a partir do detalhe da nota no telemóvel.
- Os estados possíveis são «Pendente», «Aprovada», «Rejeitada» e «Reembolsada».
- Uma nota já não pode ser alterada quando deixa de estar «Pendente».
Sem rede
Sem ligação, a nota fica guardada no telemóvel («Guardado offline») e é enviada automaticamente quando a rede voltar.
Para ir mais longe
- Acompanhar a atividade da obra: ver «Manter o diário de obra».
- Validar ao mesmo tempo as horas da equipa: ver «Validar as horas da equipa».
Perguntas frequentes
A análise do recibo é obrigatória?
Não. Pode introduzir o valor e a categoria manualmente. Nesse caso, é necessária pelo menos uma foto do recibo ou uma descrição.
O que acontece se eu guardar duas vezes a mesma nota?
A Constrigo bloqueia uma duplicação idêntica enviada há menos de 2 minutos, com a mensagem «Nota de despesa idêntica já submetida há menos de 2 min.».
Como sei qual é o meu limite?
Depende das permissões do funcionário, geridas pelo gerente. O aviso apresentado antes de guardar recorda o seu limite. Abaixo desse limite, as suas notas são aprovadas automaticamente.
Equipa Constrigo
Especialistas em software e gestão da construção. Explicamos a legislação e as boas práticas.