Facture acquittée : définition, mention à apposer et modèles

Une facture acquittée est une facture sur laquelle l'entreprise qui a réalisé les travaux atteste, par une mention datée, avoir reçu le paiement. L'expression relève de l'usage : aucun texte ne la définit. C'est le créancier, c'est-à-dire l'entreprise qui attend le règlement, qui l'établit, en général avec sa signature ou son cachet.

Le créancier est la personne à qui une somme est due : l'artisan ou l'entreprise du bâtiment qui a émis la facture de chantier. Le débiteur est le client qui doit payer. L'attestation vient du créancier, car lui seul sait si les fonds sont arrivés sur son compte ou dans sa caisse. L'entreprise reprend la facture d'origine et y ajoute une mention du type « Acquittée le [date] », de préférence près du total. Les prestations, les montants et la numérotation ne changent pas.

Une facture acquittée a-t-elle une définition légale ?

Non. L'expression « facture acquittée » n'a pas de définition légale dédiée, et la loi n'impose pas de formule particulière. C'est une pratique commerciale. Ce qui compte n'est pas le mot employé, mais ce que le document établit : qui a reçu quelle somme, de qui, à quelle date et pour quelle facture.

Quelle valeur de preuve a une facture acquittée ?

Une facture acquittée est un écrit par lequel l'entreprise reconnaît avoir été payée. En cas de litige sur un règlement, c'est en principe le client qui affirme avoir payé qui doit le démontrer, et il peut produire ce document parmi d'autres pièces : relevé bancaire, copie de chèque, reçu. La juridiction apprécie l'ensemble des éléments qui lui sont soumis ; aucune valeur automatique ne s'attache à la mention. La signature ou le cachet n'est pas exigé pour que la mention existe, mais il identifie son auteur et renforce la pièce.

Qui décide d'acquitter dans l'entreprise ?

Le dirigeant ou la personne chargée de l'administratif appose la mention après avoir vérifié l'encaissement sur le relevé bancaire. Un outil de gestion de la facturation qui suit le statut de chaque règlement montre quelles factures restent en attente. Si plusieurs personnes émettent des factures, fixez une règle écrite : aucune mention sans contrôle du relevé, et une seule personne habilitée à signer. Un carreleur qui facture trois chantiers par mois peut ainsi se contenter d'un contrôle hebdomadaire du compte.

À retenir « Facture acquittée » est un usage : sans définition légale dédiée, la mention n'est imposée par aucune règle générale. L'entreprise créancière l'établit : elle reconnaît par écrit, avec une date, avoir reçu le paiement. Le client peut produire ce document comme élément de preuve : on acquitte donc uniquement après encaissement vérifié. La mention s'ajoute à la facture d'origine, sans modifier ses montants ni sa numérotation.

Une facture passe par plusieurs états. Elle est d'abord émise : l'entreprise l'envoie au client pour demander le paiement. Elle devient payée quand les fonds sont reçus. Elle est acquittée quand l'entreprise reconnaît ce paiement par écrit sur le document. Une facture peut donc être payée sans jamais être acquittée, si personne n'appose la mention.

Quelle différence entre facture acquittée, reçu et attestation de paiement ?

Le vocabulaire se recoupe. Selon Service-Public Entreprendre, la facture peut aussi être appelée « quittance (émise après le paiement) ». Un reçu, ou quittance, est donc un écrit par lequel le créancier reconnaît avoir reçu une somme, soit dans un document séparé, soit sous la forme d'une facture émise après paiement. La facture acquittée est la facture d'origine qui porte la mention d'acquit. Aucune règle générale ne trace de frontière nette entre ces documents : la distinction repose sur l'usage, et c'est le contenu du document qui compte.

Une attestation de paiement est un courrier de l'entreprise qui confirme avoir reçu une somme. Elle n'est pas une copie de la facture : elle la mentionne. Pour un tiers, ce qui compte est le contenu : qui a reçu, de qui, quelle somme, quelle date, quelle facture. Une attestation qui oublie la référence de la facture oblige le destinataire à rapprocher lui-même les pièces, et risque d'être refusée.

Que répondre quand un client demande un « justificatif de paiement » ?

Un client dont la salle de bains vient d'être rénovée demande à son plombier un « justificatif de paiement ». Le terme est vague : il peut désigner une facture acquittée, un reçu ou une attestation. Plutôt que de deviner, l'entreprise demande ce que le destinataire attend, et évite de produire un document refusé, puis de devoir en refaire un second. Trois questions suffisent :

• Quel document exact est demandé : facture acquittée, reçu ou attestation ?
• Faut-il une facture précise ou l'ensemble des factures du chantier ?
• Le document doit-il porter une date, un mode de règlement ou un montant particulier ?

Notez la réponse du client dans le dossier de chantier. Si la demande change ensuite, vous saurez quel document vous avez remis, à quelle date et sur quelle base.

Une facture acquittée sert à prouver qu'une dépense de travaux a bien été réglée, et pas seulement commandée ou facturée. Elle montre quels travaux ont été réalisés, par quelle entreprise, et que leur prix a été payé à une date donnée.

Une facture acquittée est-elle obligatoire ?

Non, il n'existe pas d'obligation générale d'acquitter une facture, et l'acquit ne figure pas parmi les mentions obligatoires. Service-Public Entreprendre précise qu'une facture doit comporter ses mentions légales, que le client soit un particulier, un professionnel ou une entité publique, et que la facture adressée à un particulier doit mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité, d'au moins 2 ans. Ces mentions concernent la facture d'origine, que vous l'acquittiez ou non. L'exigence d'un acquit peut en revanche venir du destinataire.

Que prouve une facture acquittée, et vis-à-vis de qui ?

Vis-à-vis du client et de la juridiction, la portée est claire : l'acquit est une reconnaissance écrite de paiement, que le juge apprécie avec les autres pièces. Vis-à-vis de l'administration, de la banque et de l'assureur, elle n'est pas confirmée : chacun fixe ses propres exigences, et aucune règle générale ne dit que l'acquit suffit ou qu'il est requis.

Où vérifier les exigences des dispositifs d'aide et de prêt ?

Le ministère de la Transition écologique présente les aides à la rénovation énergétique, le dispositif Coup de pouce Chauffage et le dispositif des certificats d'économies d'énergie. La page Coup de pouce Chauffage détaille les mentions de facture requises ; elle ne parle pas de l'acquit. Pour l'éco-prêt, consultez la page éco-PTZ de Service-Public et celle du ministère.

Que risque l'entreprise qui tarde ou refuse ?

Aucun texte ne prévoit de sanction propre à l'entreprise qui tarde à acquitter. Le risque est indirect : le client peut perdre du temps sur un dossier d'aide, de prêt ou d'assurance, et la relation commerciale en souffre. Tant que le paiement n'est pas encaissé, n'acquittez pas, et expliquez-le au client. Préparez un modèle de mention et demandez-lui la liste des pièces acceptées par son destinataire.

Aucune mention d'acquit n'est imposée par un texte, mais certains éléments rendent le document exploitable. Plus la mention est complète, moins elle prête à discussion. Elle doit rester lisible, de préférence près du total, sans masquer les informations d'origine, et elle ne remplace aucune mention obligatoire de la facture.

• La formule : « Acquittée » ou « Pour acquit ».
• La date de paiement : la date à laquelle l'entreprise a effectivement reçu les fonds.
• Le mode de règlement : virement, chèque, espèces, carte bancaire.
• Le montant réglé, utile quand le paiement ne couvre pas toute la facture.
• L'identité du créancier : nom de l'entreprise, nom et qualité du signataire.
• La signature ou le cachet de l'entreprise, qui identifient l'auteur de l'attestation.

À quel moment apposer la mention ?

Apposez la mention à l'encaissement effectif, c'est-à-dire quand l'argent est réellement reçu. Un engagement de payer, un virement annoncé ou un chèque remis ne suffisent pas.

Une maçonnerie termine l'extension d'une maison et émet sa facture de solde. Le client annonce un virement et réclame l'acquit. Le dirigeant attend que le crédit apparaisse sur le compte, deux jours plus tard, puis ajoute la mention avec la date de réception, le mode de règlement et le montant. Acquitter sur la simple annonce aurait exposé l'entreprise à reconnaître par écrit un paiement qu'elle n'a pas reçu, si le virement avait été annulé.

Que devient l'acquit avec la facturation électronique ?

Selon impots.gouv.fr, une facture « papier » scannée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par mail ne sera plus conforme à la réglementation de la facturation électronique. L'administration cite comme mentions à porter dans un champ dédié le numéro de SIREN du fournisseur et du client ou la date d'émission. Pour savoir comment faire apparaître un acquit dans ce cadre, interrogez l'éditeur de votre logiciel et lisez le guide de la facturation électronique dans le bâtiment.

Quand un règlement tarde, relancez le client avant d'acquitter. Le guide pour anticiper les impayés dans le BTP détaille les réflexes de suivi et de relance. Une fois la mention apposée, gardez une copie du document avec la facture d'origine et le justificatif d'encaissement.

Un chantier génère rarement une facture unique réglée en une fois. Les paiements sont échelonnés, et la mention d'acquit suit cet échelonnement : on acquitte uniquement la part effectivement réglée, avec la date et le montant correspondants.

Comment acquitter une facture de situation ?

Une facture de situation est une facture intermédiaire qui demande le paiement de l'avancement des travaux à une date donnée. L'article sur la situation de travaux en détaille le fonctionnement. Chaque situation se règle séparément : acquittez chacune à son paiement, sans mention globale sur la dernière facture, car chaque règlement a sa propre date. Un tableau de suivi (date d'émission, date d'encaissement, état de l'acquit) évite d'oublier une mention ou de l'apposer trop tôt.

Comment acquitter un solde partiel et une retenue de garantie ?

Quand le client ne règle qu'une partie de la facture, indiquez le montant réellement reçu et précisez qu'un solde reste dû, par exemple « Acquittée à hauteur de [montant reçu], solde de [montant restant] restant dû ». La retenue de garantie est une somme que le client conserve temporairement sur le prix des travaux, pour couvrir d'éventuelles réserves à la réception. Tant qu'elle n'est pas versée, elle n'est pas acquittée : vous établissez un nouvel acquit quand elle est libérée et effectivement payée.

Comment acquitter une facture d'acompte ?

Un acompte est une somme versée à l'avance sur le prix des travaux. Apposez la mention sur la facture d'acompte à la réception de l'acompte, avec sa date et son mode de règlement. Les conditions de l'acompte et son traitement dans la facture finale sont détaillés dans l'article dédié.

Quelle procédure suivre pour chaque acquit ?

1. Repérez sur le relevé bancaire le crédit correspondant à la facture.
2. Rapprochez son montant de celui de la facture ou de la situation.
3. Apposez la mention avec la date réelle, le mode de règlement et le montant.
4. Classez l'acquit avec la facture d'origine et le justificatif d'encaissement.

Deux modèles suffisent dans la plupart des cas. Copiez le texte, remplacez les champs entre crochets, comme [montant réglé], par vos propres valeurs, et placez la mention sur la facture, près du total. Le fond reste identique ; seule l'identification du client change.

Quel modèle pour un client particulier ?

Facture acquittée le [date de paiement] par [mode de règlement], pour un montant de [montant réglé]. Fait à [ville], le [date d'émission de l'acquit]. [Nom et qualité du signataire]. [Signature et cachet de l'entreprise]

Quel modèle pour un client professionnel ?

Pour acquit : facture n° [numéro de facture] réglée par [nom de l'entreprise cliente] le [date de paiement] par [mode de règlement], pour un montant de [montant réglé]. Fait à [ville], le [date d'émission de l'acquit]. [Nom et qualité du signataire], pour [nom de l'entreprise créancière]. [Signature et cachet de l'entreprise]

Que contrôler avant d'envoyer le document ?

• Le numéro de facture et le nom du client correspondent bien à la facture d'origine.
• La date de paiement est celle de la réception des fonds, relevée sur le compte.
• Le montant réglé est cohérent avec le relevé, surtout en cas de paiement partiel.
• Le nom et la qualité du signataire sont indiqués lisiblement.

Que change la sous-traitance ?

Si vous travaillez en sous-traitance pour une entreprise principale, votre client est un client professionnel et le second modèle s'applique. Les clauses de votre contrat de sous-traitance encadrent les relations de paiement. La mention d'acquit s'ajoute aux éléments de la facture sans les remplacer.

Deux situations demandent de la prudence : le client réclame le document longtemps après le paiement, ou l'entreprise découvre qu'elle a acquitté une facture qui n'était pas réglée. Dans les deux cas, la mention doit refléter ce qui a réellement été encaissé.

Comment répondre à un client qui demande l'acquit des mois après le paiement ?

Avant d'attester quoi que ce soit, vérifiez l'encaissement dans votre comptabilité et sur vos relevés bancaires. Si vous ne retrouvez pas le paiement, ne signez rien et demandez au client une preuve de son règlement. Si le paiement est confirmé, établissez le document à partir de la facture d'origine, en indiquant la date de paiement réelle et la date à laquelle vous établissez l'acquit, pour éviter toute confusion entre les deux.

Que risque l'entreprise qui acquitte une facture à tort ?

Une facture acquittée est un écrit de l'entreprise qui reconnaît le paiement, et le client peut le produire comme élément de preuve. Si la mention est erronée, l'entreprise devra démontrer qu'elle n'a rien reçu, par exemple avec ses relevés bancaires, et la juridiction appréciera l'ensemble des pièces. Plus l'erreur est ancienne, plus elle est difficile à corriger.

Si vous avez acquitté par erreur Informez le client par écrit, sans attendre, que la mention est erronée, en indiquant la facture concernée et le montant restant dû. Conservez cet échange, la facture d'origine et vos relevés bancaires. Si le client conteste, faites-vous conseiller par votre expert-comptable ou un conseil juridique avant de répondre sur le fond.

Quelles erreurs éviter ?

• Acquitter à la remise du chèque, avant l'encaissement.
• Acquitter sur la foi d'un virement annoncé mais non confirmé.
• Apposer un acquit global sur un paiement partiel.
• Acquitter la retenue de garantie avant qu'elle soit versée.
• Laisser la mention sans date, ou sans signature ni cachet.
• Réécrire la facture d'origine au lieu d'y ajouter une mention.

Combien de temps conserver ces documents ?

La page Tout savoir sur la facturation de Service-Public Entreprendre rappelle que la facturation obéit à des règles de mentions obligatoires, de délai et de conservation. Aucune durée chiffrée n'est donnée ici : vérifiez la durée applicable sur cette page. En pratique, conservez ensemble la facture portant l'acquit, le relevé ou la remise de chèque qui prouve l'encaissement et les échanges avec le client.