Que faire quand une facture est en retard

Chaque jour, Constrigo passe au statut « En retard » les factures envoyées dont la date d'échéance est dépassée. Retrouvez-les dans l'onglet « En retard » des factures ou sur la page Relances. Relancez le client en quatre niveaux : 1ère, 2ème et 3ème relance, puis mise en demeure. Les relances demandent l'offre Artisan et sont réservées au dirigeant.

• Dans la liste des factures, l'onglet « En retard » regroupe les impayés.
• Sur la fiche, un badge « En retard » s'affiche à côté du statut.
• La page Relances, onglet « Factures », liste les « Factures en retard » avec le niveau de relance conseillé pour chacune.

Le passage en retard est automatique : vous n'avez rien à faire. Une facture en brouillon ne passe jamais en retard, pensez à l'envoyer. Une facture entièrement couverte par des avoirs ne passe pas en retard et n'est pas relancée.

1. Ouvrez Relances, onglet « Factures ».
2. Sur la facture, cliquez sur « Relancer ». Le niveau conseillé est présélectionné : « 1ère relance (courtoise) », « 2ème relance (ferme) », « 3ème relance (dernière chance) » ou « Mise en demeure ».
3. Vérifiez le message et le canal (Email, SMS ou Email + SMS), puis envoyez.
4. Pour relancer plusieurs factures d'un coup, cochez-les puis cliquez sur « Relancer en masse ».

Depuis la fiche facture, la carte « Historique des relances » propose aussi « Envoyer une relance » et liste les relances déjà envoyées.

Une relance par e-mail demande une adresse e-mail dans la fiche du client. Sans réglage, elle part de l'adresse d'envoi de Constrigo au nom de votre entreprise ; avec votre propre serveur d'envoi (offre Entreprise), elle part de votre adresse. Une relance par SMS demande un numéro de téléphone dans la fiche du client.

Ouvrez la facture en retard, puis dans le menu touchez « Relancer le client » et choisissez le niveau. Un aperçu de l'e-mail s'ouvre dans l'application de messagerie du téléphone : envoyez-le, et la relance est enregistrée dans l'historique de la facture.

L'onglet « Recouvrement » de la page Relances concerne les factures en retard de plus de 30 jours. Il calcule les intérêts de retard légaux et l'indemnité forfaitaire de 40 € par facture (article L441-10 du Code de commerce), télécharge un courrier de mise en demeure prêt à envoyer (bouton « Mise en demeure ») et propose « Exporter CSV recouvrement » pour un prestataire de recouvrement.

Envoyez la mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception pour qu'elle ait une valeur de preuve.

• Ne plus relancer à la main : voir « Mettre en place les relances automatiques ».
• Le client a réglé une partie : voir « Enregistrer un paiement sur une facture ».