Bina DOE'su: içerik, sorumlu ve teslim süreleri

Uygulanan yapılar dosyası anlamına gelen DOE (dossier des ouvrages exécutés), bir şantiyede gerçekte nelerin inşa edildiğini anlatan dosyadır. Her firma, kendi iş kalemi için işlerinin sonunda bu dosyayı teslim eder. Yapı sahibi, yani yapının kendisi için inşa edildiği kişi, binayı işletmek, bakımını yapmak ve geliştirmek için bu dosyayı kullanır.

DOE travaux (inşaat işleri DOE'su) tek bir biçime sahip değildir, çünkü ihale sözleşmesinin belgeleriyle tanımlanır. CCTP (özel teknik şartname) sağlanacak teknik belgeleri belirtir. CCAP (özel idari şartname) belgelerin teslimi dahil idari kuralları düzenler. Bir kamu ihalesinde CCAP, kamu inşaat ihalelerine uygulanan genel idari şartname olan CCAG Travaux'ya atıfta bulunabilir. Özel bir ihalede sözleşme, özel bina ihaleleri için referans standardı gösterebilir. Bu standart yalnızca sözleşmede anılıyorsa uygulanır ve hangi sürümüne atıf yapıldığı kontrol edilmelidir. Dolayısıyla ilk okuma her zaman kendi sözleşme belgeleriniz üzerinde yapılır.

Dosya bir referans belge işlevi görür, çünkü proje işler sürerken değişir. Bir tesisatın güzergâhı değişir, bir ekipman eşdeğer bir modelle değiştirilir, bir bölme duvar kaydırılır. DOE, öngörülen durumu değil, nihai durumu kayda geçirir.

DOE somut olarak ne işe yarar?

• Bir yapıyı konumlandırmak: delmeden veya yıkmadan önce bir kanalın, kablonun ya da tahliye hattının nereden geçtiğini bilmek.
• Bir parçayı değiştirmek: etiketini okumak için sökmeden bir ekipmanın tam referansını bulmak.
• Bakım yapmak: üreticinin öngördüğü bakım kılavuzlarını ve sıklıklarını uygulamak.
• Garantiyi devreye sokmak: üretici garantilerine ve monte edilenleri belgeleyen beyanlara sahip olmak.
• Binayı dönüştürmek: yeniden düzenleme veya genişletme için güncel planlardan yola çıkmak.

Sık rastlanan bir örneği ele alalım. Bir tesisatçı, bir kirişi aşmak için bir tahliye kolonunu kaydırır, ancak ilk planlar düzeltilmez. DOE bu güzergâhı yansıtmıyorsa, daha sonra döşemede çalışacak firma şebekeyi delme riskiyle karşılaşır.

Bir yönetici için DOE pratikte nedir?

Nihai fatura gibi başlı başına bir teslimattır. Şantiye sırasında hazırlanır ve kabulden önce kontrol edilir. İhale şartlarına göre kabulün veya bakiye ödemenin koşulu olabilir. Bunu son dakika formalitesi gibi ele almak, sözleşme bu unsurları birbirine bağladığı sürece, yöneticiyi geciken bir ödemeye ve işveren ile bozulan bir ilişkiye maruz bırakır.

Önemli noktalar DOE, yapıyı öngörüldüğü gibi değil, uygulandığı gibi anlatır. Yapı sahibine binayı işletme, bakımını yapma ve geliştirme konusunda hizmet eder. Tam içeriği ve teslim usulleri ihale belgelerinde (CCTP, CCAP, sözleşme) ve bunların atıf yaptığı metinlerde okunur. Şantiye sırasında hazırlanır, son günlerde değil.

Bir bina DOE'su, gerçekleştirilen yapıları tanımayı, kullanmayı ve bakımını yapmayı sağlayan belgeleri bir araya getirir. Aşağıdaki liste yaygın bir temeldir, tek tip bir zorunluluk değildir: her ihale, iş kalemi bazında kendi şartlarını belirler. Müteahhit, dosyasını oluşturmadan önce bunu CCTP, CCAP veya sözleşmede teyit eder.

• Uygulama sonrası planlar (plans de récolement): yapıların uygulandığı haliyle, ilk planlara göre değişiklikleriyle birlikte gösteren grafik belgeler.
• Fiilen monte edilen malzeme ve ekipmanların referanslarını içeren teknik föyler.
• İşletmecinin ekipmanları kullanmayı ve bakımını yapmayı bilmesi için ekipmanların bakım ve onarım kılavuzları.
• İhale talep ettiğinde, ürünler, tesisatlar veya yapılar için düzenlenen uygunluk beyanları ve sertifikaları.
• İşler sırasında veya sonunda yapılan deney ve kontrol tutanakları.
• İlgili ekipman ve malzemeler için üretici garantileri.

DOE'nin içeriği bir iş kaleminden diğerine değişir mi?

Evet, belirgin biçimde. Bir iş kaleminin DOE'su, monte edilen yapılara ve ihalenin o iş kalemi için talep ettiklerine bağlıdır. Aşağıdaki tablo yaygın eğilimleri verir; bunların her ihalenin belgelerinde teyit edilmesi gerekir.

DOE'yi teslim ederken hangi biçim şartlarına uyulmalı?

İhale sunumu çerçeveleyebilir: kâğıt, dijital dosyalar veya her ikisi, nüsha sayısı, plan formatı, iş kalemi bazında klasörlere göre düzenleme. Hiçbir şey dayatılmasa bile okunaklı bir dosya daha hızlı teslim edilir. Her belge şantiyenin, iş kaleminin ve firmanın adını taşır, föyler istenen belgeler listesinin sırasını izler.

Hazır bir listeye güvenmeyin İnternette bulunan bir liste CCTP, CCAP veya sözleşmenin yerini tutmaz. Bu belgeleri imzadan itibaren iş kalemi iş kalemi okuyun ve istenen her belgeyi, biçimini ve alıcısını not edin.

Özel bir ihalede imzalı sözleşme ve ekleri CCTP ve CCAP'nin rolünü üstlenir. Bir şart belirsiz kaldığında müteahhit, işler bitmeden önce yazılı bir açıklamayı kontrol mühendisinden (maître d'œuvre) ister. Örnek: CCTP bir şebeke için deney tutanağı ister, ancak deney ekip ayrıldıktan sonra yapılır. Belgeyi almakla kimse görevli değilse, teslimatta bu parça eksik kalır. Belgeler listesinde bir ad ve bir son tarih içeren bir satır bu unutkanlığı önler.

Her firma, kendi iş kalemine karşılık gelen DOE bölümünü oluşturur. Kendi yapılarına ilişkin uygulama sonrası planları, föyleri, kılavuzları, beyanları ve tutanakları bir araya getirir. Bunları üretmek için en iyi konumdadır, çünkü neyi hangi referanslarla monte ettiğini bilir.

DOE'nin teslim süreci ihalenin organizasyonuna bağlıdır. Bir alt yüklenici devreye girdiğinde, kendi bölümünü ana firmaya teslim eder, o da bunu kendi dosyasına entegre eder. Ana firma ardından tümünü, ihaleye göre, işlerin tasarım ve takibinden sorumlu kontrol mühendisine (maître d'œuvre) veya doğrudan yapı sahibine iletir. Kontrol mühendisi, dosyayı iletmeden önce çoğunlukla tamlığını denetler, ancak bu görev kendi sözleşmesinde ve ihale belgelerinde okunur.

1. Alt yüklenici veya tedarikçi belgelerini iş kaleminin sahibi firmaya teslim eder.
2. İş kaleminin sahibi firma kendi iş kaleminin dosyasını kontrol eder ve bir araya getirir.
3. İhaleye göre dosyayı kontrol mühendisine veya yapı sahibine iletir.
4. Alıcı tamlığı kontrol eder ve eksikleri bildirir.
5. Firma düzeltir ve tamamlar, ardından teslimatı yazılı olarak teyit ettirir.

Birkaç çalışanlı bir firmada DOE'den kim sorumludur?

Küçük bir inşaat firmasında DOE için çoğu zaman özel bir birim yoktur. Yönetici, işveren karşısında teslimattan sorumlu kalır, ancak dosyayı şantiye şantiye takip edecek bir kişiyi görevlendirir: şantiye şefi, saha şefi, idari asistan veya şantiyelerini kendisi yürütüyorsa yöneticinin kendisi. İki kural unutkanlığı önler. Sorumlunun adı, sağlanacak belgelerin listesiyle birlikte şantiye dosyasında yazılı olarak yer alır. Ve montaj ekipleri bir tutanağı, bir föyü veya bir fotoğrafı bir araçta ya da telefonda tutmak yerine aynı gün iletir.

Bir alt yüklenici DOE'sini nasıl teslim eder?

BOFiP'e göre alt yüklenicilik, bir müteahhidin, bir alt sözleşme aracılığıyla ve kendi sorumluluğu altında, iş sözleşmesinin tamamının veya bir kısmının icrasını alt yüklenici adı verilen başka bir kişiye emanet ettiği işlemdir. Alt yüklenici bu nedenle öncelikle alt yüklenicilik sözleşmesine dayanır; bu sözleşme beklenen içeriği, teslim biçimini, son tarihi ve ana firmadaki muhatabı belirtmelidir. Sözleşme sessiz kalıyorsa, ana ihalenin şartlarını esas alır ve bunları yazılı olarak teyit eder. Ana firma işverenin muhatabı olmaya devam eder: kontrol mühendisinin beklediği tarihten çok önce dahili son tarihler belirler.

Kontrol mühendisi dosyayı teslim alırken neyi denetler?

Denetimler genellikle ihalede listelenen belgelerin mevcudiyeti, belgelerin okunaklılığı ve uygulama sonrası planlar ile şantiye arasındaki tutarlılık üzerinde yoğunlaşır. Görünen yapıya uymayan bir plan düzeltilmek üzere firmaya geri döner. Göndermeden önce dosyayı şantiye şefiyle birlikte yerinde gözden geçirmek daha iyidir.

DOE, DIUO ve uygulama sonrası planlar (plans de récolement) sıklıkla karıştırılan üç ayrı kavramdır. DOE, firmalar tarafından hazırlanan, yapının uygulandığı haliyle dosyasıdır. Yapı üzerinde sonradan yapılacak müdahaleler dosyası anlamına gelen DIUO (dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage), daha sonra binada çalışacak kişilerin güvenliğini hedefler. Uygulama sonrası planlar, DOE'nin parçası olan grafik belgelerdir.

Üç belge birbirinin yerine kullanılamaz. Özenli hazırlanmış bir uygulama sonrası plan seti bile tam bir DOE oluşturmaz: teknik föyler, kılavuzlar ve beyanlar eksiktir. Tam bir DOE de DIUO'nun yerini tutmaz; DIUO başka bir amaca, ileri müdahalelerde risklerin önlenmesine yanıt verir.

DIUO tüm şantiyelerde bulunur mu?

Hayır. İş kanunu (code du travail), birden fazla firmayı bir araya getiren bina şantiyelerinde güvenlik ve sağlık koruma (SPS) koordinasyonunu düzenler ve DIUO bu çerçevede yer alır. Dolayısıyla bir SPS koordinatörünün varlığına bağlıdır. Koordinatörü olmayan bir şantiyede bu dosya bu kapsamda hazırlanmaz. Müteahhit bunu varsaymaz: sözleşme belgelerinde bir koordinatörün atanıp atanmadığını ve ondan ne beklediğini kontrol eder.

Bir belgenin bilgileri diğerini besleyebilir. Firmaların sağladığı uygulama sonrası planlar ve kılavuzlar DIUO'nun doldurulmasına yardımcı olur. Her biri kapsamında ne sağlaması gerektiğini bilmek için müteahhit, bir dosyanın teslimatının diğerini kapsadığını varsaymak yerine sözleşmesini yeniden okur ve kontrol mühendisine veya koordinatöre sorar.

Sık rastlanan bir durum: bir çatıcı bir yaşam hattı ve ankraj noktaları monte eder. Kılavuzları ve konum planları DOE'sinde yer alır, ancak DIUO'yu dolduran kişiye de hizmet eder, çünkü çatıda çalışacak gelecekteki müdahale edenlerin bunlara ihtiyacı vardır. Firma bu belgeleri, ikinci kez istenmesini beklemeden iş kaleminin bitiminde sağlar.

DOE'nin teslim zamanı ihaleye bağlıdır. Sözleşme belgelerine göre müteahhit onu işlerin kabulünden önce, kabulde veya sonrasında teslim eder. Kabul, yapı sahibinin yapıyı çekincelerle veya çekincesiz kabul ettiğini beyan ettiği işlemdir. Tüm şantiyeler için geçerli tek bir kural yoktur ve internette bulunan bir süre sözleşmenin okunmasının yerini tutmaz.

DOE, kabul, bakiye ödeme ve teminat kesintisi arasında nasıl bir bağ vardır?

Hassas nokta, kabul, çekinceler ve ödeme arasındaki bağdan kaynaklanır. Bir kamu ihalesinde CCAP ve atıf yapıyorsa CCAG Travaux, kabulü ve bakiyeyi çerçeveler. Bu tür bir ihale için kamu ihaleleri bölümü ve kamu işleri çözümleri sayfası ek referanslar sunar.

Özel bir ihalede sözleşme ve, atıf yapıyorsa, referans standart bu adımları çerçeveler. Yapı sahibi tarafından tutulan bir tutar olan teminat kesintisi (retenue de garantie) burada yasal bir çerçeveyi izler: sözleşme öngörülen kesintiyi ve serbest bırakma koşullarını belirtir; bunlar teminat kesintisine ayrılmış makalede ayrıntılandırılmıştır. DOE'nin bu adımlar üzerindeki etkisi, ancak sözleşme bunu böyle düzenliyorsa vardır. Kabulün veya bakiyenin koşulu yapılmışsa, eksik bir dosya bunları engelleyebilir. Kabulden sonra teslim öngörülüyorsa, gecikme daha çok çekinceler veya olası cezalar üzerinde ağırlık taşır.

DOE teslim son tarihi ihale belgelerinde nerede okunur?

DOE teslim son tarihi belirsiz kalırsa ne yapılmalı?

1. CCAP, sözleşme ve CCTP'nin DOE, kabul ve bakiyeden söz eden bölümlerini not edin.
2. Bu belgeler arasındaki olası çelişkileri listeleyin.
3. Son tarihi ve teslim koşullarını sormak için kontrol mühendisine yazın.
4. Yanıtı bir şantiye tutanağına veya tarihli bir mektuba kaydettirin.
5. Size teyit edilen tarihten önce, dahili bir tam dosya tarihi belirleyin.

Son tarihi kabulde keşfetmek yerine önceden hesaba katın DOE teslim kuralını ihalenin imzasından itibaren not edin. İşverenin beklediği tarihten önce, dahili bir tam dosya tarihi belirleyin. Alt yüklenicilerinize bu tarihi sözleşmelerinin imzasından itibaren bildirin.

Geç teslim edilen veya eksik bir DOE, müteahhidi birkaç olası sonuca maruz bırakır. Bunların boyutu ihale şartlarına bağlıdır: aynı gecikme sonuçsuz kalabileceği gibi şantiyenin kapanışını da engelleyebilir. Aşağıdaki tablo her riski onu gerçek kılan koşulla ilişkilendirir.

Bazı sözleşmeler bakiyenin ödenmesini açıkça DOE'nin teslimine bağlar, bazıları konuyu daha esnek ele alır. Bakiye sorusunun cevabı bu nedenle imzalı maddelerde bulunur, onları okumadan uygulanan genel bir kuralda değil.

Teminat kesintisi nedir ve eksik bir DOE onu nasıl geciktirebilir?

Teminat kesintisi (retenue de garantie), ödemelerden alınan ve çekincelerin kaldırılmasını garanti altına almak için kabule bağlı bir süre boyunca yapı sahibi tarafından tutulan bir tutardır. Özel ihalede oranı yasayla çerçevelenmiştir ve serbest bırakılması sözleşmede okunur.

İşlerini bitiren ve son faturasını kesen bir iş kalemi düşünelim. Kontrol mühendisi deney tutanaklarının eksik olduğunu tespit eder ve bunları çekincelere yazar. Sözleşme çekincelerin kaldırılmasını bu belgelerin teslimine bağlıyorsa, teminat kesintisi bunlar sağlanana kadar yerinde kalır. Bu mekanizmayı anlamak için inşaatta teminat kesintisi makalesine bakın. Şantiye sırasındaki ödemelerin takibi için ayrıca hakediş (situation de travaux) sayfasına göz atın.

Maddeleri imzadan itibaren yeniden okuyun Sözleşmede veya CCAP'de DOE, cezalar, bakiye ve teminat kesintisine ilişkin maddeleri belirleyin. Çekincelerin kaldırılma koşullarını not edin. Bir maddeden şüphe ediyorsanız, taahhütte bulunmadan önce bir hukuk danışmanının görüşünü alın.

En iyi korunma önlemedir. Yükümlülüklerini baştan bilen ve dosyasının ilerleyişini takip eden bir müteahhit, ödemesini beklediği anda tıkanma riskini sınırlar.

DOE'yi şantiye boyunca oluşturmak, ihalenin imzasından itibaren uygulanan basit bir yöntem gerektirir. Müteahhit istenen belgeleri listeler, bir sorumlu atar, belgeleri aşamalara göre topladıkça toplar, iş kalemi bazında arşivler ve kabulden önce tümünü yeniden okur.

1. İstenen belgeleri listelemek: CCTP, CCAP veya sözleşmeyi yeniden okuyun, ardından iş kalemi bazında beklenen belgelerin listesini biçim ve alıcıyla birlikte çıkarın.
2. Bir sorumlu atamak: şantiye şefi, saha şefi veya idari asistan dosyayı takip eder ve alt yüklenicilere hatırlatma yapar. Çok küçük bir yapıda yönetici bu rolü üstlenebilir, şartıyla yazılı olarak belirtilsin.
3. Aşamalar boyunca toplamak: tedarikte teknik föyler, aşama sonunda beyanlar, deney günü tutanaklar, yapılar kapatılmadan önce fotoğraflar.
4. İş kalemi bazında arşivlemek: bir şantiyeden diğerine aynı sınıflandırmayla.
5. Kabulden önce yeniden okumak: dosyayı ilk listeyle karşılaştırın ve eksikleri düzeltin.

Bir tesisat iş kalemi için toplama takvimi örneği nedir?

Kurgusal uygulama örneği: bir tesisat firması bir konut binasında çalışır. Aşağıdaki son tarihler, ihale belgelerine uyarlanması gereken göreli referanslardır.

DOE toplamanın takibine hangi araçlar yardımcı olur?

Bir şantiye takip aracı, her iş kaleminin belgelerini ve fotoğraflarını sahada merkezileştirerek bu toplamayı kolaylaştırır. Toplama son tarihlerini işlerin ilerleyişine göre ayarlamak için Excel şantiye planlaması bir temel olarak kullanılabilir. Bir kamu ihalesi için şartlar ihale belgelerinde yer alır: referansları inşaat sektöründe kamu ihalelerine yanıt verme rehberi içinde bulun. Şantiye şefi her şantiye toplantısında dosyanın ilerleyişini kontrol eder, yönetici ise teslim tarihinden önce tamlığı doğrular.