Ödenmiş fatura: tanım, eklenecek ibare ve örnekler

Ödenmiş fatura, işleri gerçekleştiren firmanın tarihli bir ibare ile ödemeyi aldığını onayladığı faturadır. İfade kullanımdan gelir: hiçbir metin onu tanımlamaz. Faturayı düzenleyen alacaklıdır, yani ödeme bekleyen firmadır; genellikle imzası veya kaşesiyle düzenler.

Alacaklı, kendisine bir tutar borçlu olunan kişidir: şantiye faturasını kesen yapı sektörü esnafı veya firması. Borçlu ise ödeme yapması gereken müşteridir. Onay alacaklıdan gelir, çünkü paranın hesabına veya kasasına ulaşıp ulaşmadığını yalnızca o bilir. Firma asıl faturayı alır ve üzerine, tercihen toplamın yanına, “[tarih] tarihinde ödenmiştir” türünden bir ibare ekler. Hizmetler, tutarlar ve numaralandırma değişmez.

Ödenmiş faturanın yasal bir tanımı var mı?

Hayır. “Ödenmiş fatura” ifadesinin ayrı bir yasal tanımı yoktur ve kanun belirli bir kalıp dayatmaz. Bu bir ticari uygulamadır. Önemli olan kullanılan sözcük değil, belgenin neyi ortaya koyduğudur: kim, kimden, hangi tutarı, hangi tarihte ve hangi fatura için aldı.

Ödenmiş faturanın ispat değeri nedir?

Ödenmiş fatura, firmanın ödeme aldığını kabul ettiği yazılı bir belgedir. Bir ödeme uyuşmazlığında, ödediğini ileri süren müşterinin bunu ispatlaması esastır ve bu belgeyi diğer belgelerle birlikte sunabilir: banka ekstresi, çek fotokopisi, makbuz. Mahkeme kendisine sunulan tüm unsurları değerlendirir; ibareye otomatik bir değer bağlanmaz. İbarenin var olması için imza veya kaşe şart değildir, ancak imza veya kaşe düzenleyeni belirler ve belgeyi güçlendirir.

Firmada ödendi ibaresini kim koyar?

Yönetici veya idari işlerden sorumlu kişi, tahsilatı banka ekstresinde kontrol ettikten sonra ibareyi ekler. Her ödemenin durumunu izleyen bir fatura yönetimi aracı, hangi faturaların beklemede kaldığını gösterir. Birden fazla kişi fatura kesiyorsa yazılı bir kural belirleyin: ekstre kontrolü yapılmadan ibare yok ve imzaya yetkili tek bir kişi. Ayda üç şantiye faturalayan bir fayansçı, örneğin hesabı haftada bir kontrol etmekle yetinebilir.

Unutmayın “Ödenmiş fatura” bir kullanımdır: ayrı bir yasal tanımı yoktur, ibare hiçbir genel kuralla zorunlu kılınmamıştır. Alacaklı firma düzenler: ödemeyi aldığını tarihli olarak yazılı biçimde kabul eder. Müşteri bu belgeyi delil olarak sunabilir: bu nedenle yalnızca tahsilat doğrulandıktan sonra ödendi yazılır. İbare asıl faturaya eklenir, tutarlarını ve numaralandırmasını değiştirmez.

Bir fatura birkaç durumdan geçer. Önce düzenlenir: firma ödeme talep etmek için faturayı müşteriye gönderir. Para alındığında ödenen fatura olur. Firma bu ödemeyi belge üzerinde yazılı olarak kabul ettiğinde ödenmiş fatura olur. Dolayısıyla ibareyi kimse eklemezse bir fatura hiç “ödenmiş” olmadan ödenmiş sayılabilir.

Ödenmiş fatura, makbuz ve ödeme teyit yazısı arasındaki fark nedir?

Terimler birbiriyle örtüşür. Service-Public Entreprendre kaynağına göre fatura, “makbuz (ödemeden sonra düzenlenen)” olarak da adlandırılabilir. Dolayısıyla makbuz veya tahsilat belgesi, alacaklının bir tutarı aldığını ya ayrı bir belgede ya da ödemeden sonra düzenlenen bir fatura biçiminde kabul ettiği yazılı bir belgedir. Ödenmiş fatura ise ödendi ibaresi taşıyan asıl faturadır. Bu belgeler arasında net bir sınır çizen genel bir kural yoktur: ayrım kullanıma dayanır ve önemli olan belgenin içeriğidir.

Ödeme teyit yazısı, firmanın bir tutarı aldığını doğruladığı bir yazıdır. Faturanın kopyası değildir: faturayı anar. Üçüncü bir kişi için önemli olan içeriktir: kim aldı, kimden, hangi tutar, hangi tarih, hangi fatura. Fatura referansını unutan bir yazı, alıcıyı belgeleri kendisinin eşleştirmesine zorlar ve reddedilme riski taşır.

Müşteri bir “ödeme belgesi” istediğinde ne cevap verilmeli?

Banyosu yeni yenilenmiş bir müşteri tesisatçısından bir “ödeme belgesi” ister. Terim belirsizdir: ödenmiş fatura, makbuz veya teyit yazısı anlamına gelebilir. Tahmin yürütmek yerine firma, alıcının ne beklediğini sorar ve reddedilen bir belge üretip sonra ikincisini yeniden hazırlamak zorunda kalmaktan kaçınır. Üç soru yeterlidir:

• Tam olarak hangi belge isteniyor: ödenmiş fatura, makbuz veya teyit yazısı?
• Belirli bir fatura mı yoksa şantiyenin tüm faturaları mı gerekiyor?
• Belgede belirli bir tarih, ödeme şekli veya tutar yer almalı mı?

Müşterinin cevabını şantiye dosyasına not edin. Talep sonradan değişirse hangi belgeyi, hangi tarihte ve hangi temelde verdiğinizi bilirsiniz.

Ödenmiş fatura, bir inşaat işi harcamasının yalnızca sipariş edilmediğini ya da faturalanmadığını, gerçekten ödendiğini kanıtlamaya yarar. Hangi işlerin, hangi firma tarafından yapıldığını ve bedelinin belirli bir tarihte ödendiğini gösterir.

Ödenmiş fatura zorunlu mu?

Hayır, bir faturayı ödenmiş yapmaya dair genel bir yükümlülük yoktur ve ödendi ibaresi zorunlu ibareler arasında yer almaz. Service-Public Entreprendre, müşteri ister bireysel, ister meslek sahibi, ister kamu kuruluşu olsun, faturanın yasal ibarelerini taşıması gerektiğini ve bireysele gönderilen faturada yasal uygunluk garantisinin varlığının ve en az 2 yıllık süresinin belirtilmesi gerektiğini açıklar. Bu ibareler, ödenmiş yapsanız da yapmasanız da asıl faturayı ilgilendirir. Buna karşılık ödendi ibaresi talebi alıcıdan gelebilir.

Ödenmiş fatura neyi kanıtlar ve kime karşı?

Müşteriye ve mahkemeye karşı kapsam açıktır: ödendi ibaresi yazılı bir ödeme kabulüdür ve hâkim bunu diğer belgelerle birlikte değerlendirir. İdareye, bankaya ve sigortacıya karşı ise bu teyit edilmemiştir: her biri kendi şartlarını belirler ve ödendi ibaresinin yeterli ya da gerekli olduğunu söyleyen genel bir kural yoktur.

Yardım ve kredi programlarının şartları nerede kontrol edilir?

Ekolojik Dönüşüm Bakanlığı enerji renovasyonu yardımlarını, Coup de pouce Chauffage programını ve enerji tasarrufu sertifikaları sistemini sunar. Coup de pouce Chauffage sayfası gerekli fatura ibarelerini ayrıntılandırır; ödendi ibaresinden söz etmez. Eko kredi için Service-Public éco-PTZ sayfasına ve bakanlığın sayfasına bakın.

Geciktiren veya reddeden firma ne risk eder?

Hiçbir metin, ödendi yazmayı geciktiren firma için ayrı bir yaptırım öngörmez. Risk dolaylıdır: müşteri bir yardım, kredi veya sigorta dosyasında zaman kaybedebilir ve ticari ilişki zarar görür. Ödeme tahsil edilmediği sürece ödendi yazmayın ve bunu müşteriye açıklayın. Bir ibare şablonu hazırlayın ve müşteriden alıcısının kabul ettiği belgelerin listesini isteyin.

Hiçbir metin bir ödendi ibaresi dayatmaz, ancak bazı unsurlar belgeyi kullanışlı kılar. İbare ne kadar eksiksizse, tartışmaya o kadar az açık olur. Okunaklı kalmalı, tercihen toplamın yanında yer almalı, asıl bilgileri gizlememeli ve faturanın hiçbir zorunlu ibaresinin yerini tutmamalıdır.

• Kalıp: “Ödenmiştir” veya “Bedeli alınmıştır”.
• Ödeme tarihi: firmanın parayı fiilen aldığı tarih.
• Ödeme şekli: havale, çek, nakit, banka kartı.
• Ödenen tutar, ödeme faturanın tamamını karşılamadığında yararlıdır.
• Alacaklının kimliği: firmanın adı, imzalayanın adı ve sıfatı.
• Firmanın imzası veya kaşesi, onayı düzenleyeni belirler.

İbare ne zaman eklenmeli?

İbareyi fiili tahsilatta ekleyin, yani para gerçekten alındığında. Ödeme taahhüdü, duyurulan bir havale veya teslim edilen bir çek yeterli değildir.

Bir inşaat firması bir evin ek binasını tamamlar ve kalan bakiye faturasını keser. Müşteri bir havale duyurur ve ödendi belgesini talep eder. Yönetici, iki gün sonra kredinin hesapta görünmesini bekler, ardından alınma tarihi, ödeme şekli ve tutarla ibareyi ekler. Yalnızca duyuruya dayanarak ödendi yazmak, havale iptal edilseydi firmayı almadığı bir ödemeyi yazılı olarak kabul etmiş duruma sokardı.

Elektronik faturalamayla ödendi ibaresine ne olur?

impots.gouv.fr kaynağına göre, taranmış bir “kâğıt” fatura, sıradan bir PDF veya e-postayla gönderilen bir belge artık elektronik faturalama mevzuatına uygun olmayacaktır. İdare, ayrı bir alanda yer alması gereken ibareler olarak tedarikçinin ve müşterinin SIREN numarasını veya düzenleme tarihini sayar. Bu çerçevede bir ödendi ibaresinin nasıl gösterileceğini öğrenmek için yazılım yayıncınıza danışın ve yapı sektöründe elektronik faturalama rehberini okuyun.

Bir ödeme gecikirse, ödendi yazmadan önce müşteriyi hatırlatın. Yapı sektöründe tahsil edilemeyen alacakları önceden önleme rehberi, takip ve hatırlatma alışkanlıklarını ayrıntılandırır. İbare eklendikten sonra belgenin bir kopyasını asıl fatura ve tahsilat belgesiyle birlikte saklayın.

Bir şantiye nadiren tek seferde ödenen tek bir fatura üretir. Ödemeler taksitlidir ve ödendi ibaresi bu taksitlendirmeyi izler: yalnızca fiilen ödenen kısım, ilgili tarih ve tutarla birlikte ödendi yapılır.

Hakediş faturası nasıl ödenmiş yapılır?

Hakediş faturası, işlerin belirli bir tarihteki ilerlemesinin ödemesini talep eden ara faturadır. İş hakedişi makalesi işleyişini ayrıntılandırır. Her hakediş ayrı ödenir: her birini ödendiği anda ödendi yapın, sonuncu faturaya genel bir ibare koymayın, çünkü her ödemenin kendi tarihi vardır. Bir takip tablosu (düzenleme tarihi, tahsilat tarihi, ödendi ibaresinin durumu) bir ibareyi unutmayı veya çok erken eklemeyi önler.

Kısmi bakiye ve teminat kesintisi nasıl ödenmiş yapılır?

Müşteri faturanın yalnızca bir kısmını ödediğinde, gerçekten alınan tutarı belirtin ve bir bakiyenin borç kaldığını yazın, örneğin “[alınan tutar] tutarında ödenmiştir, [kalan tutar] bakiye borç kalmıştır”. Teminat kesintisi, müşterinin teslimdeki olası çekinceleri karşılamak için işlerin bedelinden geçici olarak elinde tuttuğu tutardır. Ödenmediği sürece ödendi yapılmaz: serbest bırakıldığında ve fiilen ödendiğinde yeni bir ödendi ibaresi düzenlersiniz.

Avans faturası nasıl ödenmiş yapılır?

Avans, işlerin bedelinden önceden ödenen bir tutardır. İbareyi avans faturasına avansın alındığı anda, tarihi ve ödeme şekliyle birlikte ekleyin. Avansın koşulları ve nihai faturadaki işlenişi ilgili makalede ayrıntılandırılmıştır.

Her ödendi ibaresi için hangi prosedür izlenmeli?

1. Banka ekstresinde faturaya karşılık gelen alacak kaydını bulun.
2. Tutarını faturanın veya hakedişin tutarıyla eşleştirin.
3. İbareyi gerçek tarih, ödeme şekli ve tutarla ekleyin.
4. Ödendi ibaresini asıl fatura ve tahsilat belgesiyle birlikte dosyalayın.

Çoğu durumda iki şablon yeterlidir. Metni kopyalayın, [ödenen tutar] gibi köşeli parantez içindeki alanları kendi değerlerinizle değiştirin ve ibareyi faturanın üzerinde, toplamın yanına yerleştirin. Esas aynı kalır; yalnızca müşterinin tanımlanması değişir.

Bireysel müşteri için hangi şablon?

Fatura, [ödeme tarihi] tarihinde [ödeme şekli] ile, [ödenen tutar] tutarında ödenmiştir. [Şehir], [ödendi ibaresinin düzenleme tarihi]. [İmzalayanın adı ve sıfatı]. [Firmanın imzası ve kaşesi]

Kurumsal müşteri için hangi şablon?

Bedeli alınmıştır: [fatura numarası] numaralı fatura, [müşteri firmanın adı] tarafından [ödeme tarihi] tarihinde [ödeme şekli] ile, [ödenen tutar] tutarında ödenmiştir. [Şehir], [ödendi ibaresinin düzenleme tarihi]. [İmzalayanın adı ve sıfatı], [alacaklı firmanın adı] adına. [Firmanın imzası ve kaşesi]

Belge gönderilmeden önce neler kontrol edilmeli?

• Fatura numarası ve müşterinin adı asıl faturayla uyuşuyor.
• Ödeme tarihi, hesapta görülen paranın alındığı tarihtir.
• Ödenen tutar ekstreyle tutarlıdır, özellikle kısmi ödemede.
• İmzalayanın adı ve sıfatı okunaklı biçimde belirtilmiştir.

Alt yüklenicilik neyi değiştirir?

Bir ana firma için alt yüklenici olarak çalışıyorsanız müşteriniz kurumsal bir müşteridir ve ikinci şablon geçerlidir. Alt yüklenicilik sözleşmenizin hükümleri ödeme ilişkilerini çerçeveler. Ödendi ibaresi faturanın unsurlarına eklenir, onların yerini almaz.

İki durum dikkat gerektirir: müşteri belgeyi ödemeden uzun süre sonra ister veya firma ödenmemiş bir faturayı ödendi yazdığını fark eder. Her iki durumda da ibare gerçekte tahsil edileni yansıtmalıdır.

Ödemeden aylar sonra ödendi belgesi isteyen müşteriye nasıl cevap verilir?

Herhangi bir şeyi onaylamadan önce tahsilatı muhasebenizde ve banka ekstrelerinizde doğrulayın. Ödemeyi bulamazsanız hiçbir şey imzalamayın ve müşteriden ödemesinin kanıtını isteyin. Ödeme doğrulanırsa, belgeyi asıl faturadan yola çıkarak, gerçek ödeme tarihini ve ödendi ibaresini düzenlediğiniz tarihi belirterek hazırlayın; böylece ikisi arasında karışıklık olmaz.

Bir faturayı haksız yere ödendi yazan firma ne risk eder?

Ödenmiş fatura, firmanın ödemeyi kabul ettiği bir yazılı belgedir ve müşteri bunu delil olarak sunabilir. İbare hatalıysa firma, örneğin banka ekstreleriyle, hiçbir şey almadığını ispatlamak zorunda kalır ve mahkeme tüm belgeleri değerlendirir. Hata ne kadar eskiyse düzeltmek o kadar zordur.

Yanlışlıkla ödendi yazdıysanız Müşteriyi gecikmeden yazılı olarak, ilgili faturayı ve borç kalan tutarı belirterek ibarenin hatalı olduğu konusunda bilgilendirin. Bu yazışmayı, asıl faturayı ve banka ekstrelerinizi saklayın. Müşteri itiraz ederse esasa dair cevap vermeden önce mali müşavirinizden veya bir hukuk danışmanından görüş alın.

Hangi hatalardan kaçınılmalı?

• Tahsilattan önce, çek teslim alındığında ödendi yazmak.
• Duyurulan ama teyit edilmemiş bir havaleye güvenerek ödendi yazmak.
• Kısmi bir ödemeye genel bir ödendi ibaresi koymak.
• Teminat kesintisini ödenmeden önce ödendi yazmak.
• İbareyi tarihsiz veya imzasız ya da kaşesiz bırakmak.
• Asıl faturaya ibare eklemek yerine onu yeniden yazmak.

Bu belgeler ne kadar süre saklanmalı?

Service-Public Entreprendre'ın Faturalama hakkında her şey sayfası, faturalamanın zorunlu ibareler, süre ve saklama kurallarına tabi olduğunu hatırlatır. Burada rakamlı bir süre verilmemektedir: geçerli süreyi bu sayfada kontrol edin. Uygulamada, ödendi ibaresi taşıyan faturayı, tahsilatı kanıtlayan ekstreyi veya çek tahsil fişini ve müşteriyle yapılan yazışmaları birlikte saklayın.